Notas Fiscais
A tela Notas Fiscais centraliza as NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas) emitidas pela empresa — listagem completa por pedido, faturador, status (Pendente, Enviada, Emitida, Cancelada, Inutilizada), tipo (Entrada/Saída), modelo (55 NF-e e 65 NFC-e), data de emissão e valor. A tela também combina, na mesma lista, pedidos que ainda não emitiram NF — útil para acompanhar o backlog do fiscal.
A maior parte das ações de emissão, cancelamento e carta de correção acontece na tela de Pedidos (porque dependem do pedido em si). Aqui você concentra as ações que olham a NF como artefato fiscal: baixar XML/DANFE (linha a linha ou em lote), gerar numeração (reservar/registrar números fora do sistema), inutilizar NF não emitida e criar pedido a partir de NF. As configurações que alteram o conteúdo da NF emitida (alíquotas, comentário padrão, bases de cálculo, autorizações de XML, envio de e-mail) ficam em Configurações → Parametrizações → Fiscal Produto e estão resumidas no final desta página.
Índice
Conceito
- O que é a tela Notas Fiscais?
- Quais status uma NF pode ter?
- Por que aparecem pedidos sem NF na lista?
- Qual a diferença entre NF-e (55) e NFC-e (65)?
Ações por linha
Ações em lote (Mais Ações)
- Como baixar o XML de várias NFs de uma vez?
- Como gerar uma nova numeração de NF?
- Como inutilizar uma NF?
- Como criar pedido a partir de NF?
Busca e filtros
- Como filtrar a lista?
- Como funciona a busca rápida?
- Como ver só NFs sem pedido?
- Como ver só pedidos sem NF?
Regras de negócio
- Onde eu emito uma NF?
- Onde eu cancelo uma NF emitida?
- Qual a diferença entre Cancelar e Inutilizar?
- Quando faz sentido gerar numeração manualmente?
Configurações
Referência rápida
O que é a tela Notas Fiscais?
É a listagem de NFs emitidas pelas empresas do seu grupo, com pedido vinculado, faturador, valores e status. Diferente da tela de Pedidos (foco em vendas), esta tela tem o ângulo do fiscal — você vê a NF como artefato com número, série, chave de acesso e modelo, e age sobre ela (baixar XML, inutilizar, gerar numeração).
📍 Onde: menu lateral → Vendas → Notas Fiscais.
Quais status uma NF pode ter?
| Status | Significado |
|---|---|
| Pendente | NF ainda não foi enviada à SEFAZ (pedido sem NF). |
| Enviada | Lote enviado, aguardando processamento. |
| Emitida | SEFAZ autorizou e devolveu chave de acesso + protocolo. |
| Cancelada | NF emitida e depois cancelada na SEFAZ (perde validade fiscal). |
| Denegada | SEFAZ recusou a NF por irregularidade do emitente/destinatário. |
| Inutilizada | Número da NF foi inutilizado (não foi e não será usado). |
Os status exatos disponíveis para a sua empresa saem do cadastro de tipos do sistema.
Por que aparecem pedidos sem NF na lista?
Para você acompanhar o backlog do fiscal num único lugar. Quando você inclui o status Pendente no filtro (ou deixa o filtro vazio), o sistema mostra:
- NFs já existentes com qualquer status que bata com o filtro.
- Pedidos sem NF emitida — linhas com Número e Chave em branco, Status = Pendente e o pedido vinculado.
Assim você vê numa só tela "o que já emitiu" + "o que ainda falta emitir". Pra ver só um dos dois, use os filtros descritos abaixo.
Qual a diferença entre NF-e (55) e NFC-e (65)?
| NF-e (modelo 55) | NFC-e (modelo 65) | |
|---|---|---|
| Para quem | Empresas, consumidores em vendas regulares. | Consumidor final em ponto de venda (varejo). |
| Documento físico | DANFE (folha A4). | Cupom fiscal (DANFE NFC-e, formato compacto). |
| Telas que usam | Pedidos, Recebimento, Devolução. | PDV (Frente de Caixa). |
| Aparece nesta tela | Sim (a maior parte). | Sim, com a mesma estrutura, modelo 65. |
A tela mostra os dois modelos misturados; use o filtro Modelo se quiser separar.
Como abrir o pedido a partir da NF?
Duas opções:
- Duplo-clique na linha — abre o pedido vinculado numa nova aba.
- Ícone Editar (lápis) na linha.
O ícone só fica ativo para linhas que têm pedido vinculado (não funciona em numerações reservadas via Gerar Numeração NF).
Pré-requisito: privilégio Visualizar Pedido.
Como baixar o XML de uma NF?
Clique no ícone Realizar Download do arquivo XML (nuvem) na linha. O sistema abre o XML em uma nova aba do navegador. O ícone só fica ativo para NFs em status Emitida ou Cancelada (modelos 55 e 65).
Como visualizar a DANFE?
Clique no ícone Visualizar DANFe (PDF) na linha. Uma janela abre com a DANFE no formato PDF. Mesma regra do XML: só fica ativo para NFs em status Emitida ou Cancelada.
Como baixar o XML de várias NFs de uma vez?
- Marque as caixas das NFs desejadas.
- Abra Mais Ações → Baixar XML.
- O sistema prepara um arquivo (ZIP/CSV) com os XMLs e gera um link de download.
Apenas NFs em status Emitida ou Cancelada entram no pacote (as outras são ignoradas, sem dados disponíveis).
Pré-requisito: privilégio Baixar XML NF.
Como gerar uma nova numeração de NF?
Use o botão Gerar Numeração NF no topo da tela. Um modal abre pedindo:
- Faturador — empresa do grupo para a qual a numeração será registrada.
- Série.
- Número da NF.
- Modelo (55 ou 65).
Ao salvar, o sistema cria uma linha de NF sem pedido vinculado apenas com esses dados. Use isso para:
- Registrar um número emitido fora do sistema (ex.: NF emitida pelo contador) e manter a sequência consistente.
- Reservar um número futuro para uma operação específica.
Se a tupla Faturador + Série + Número + Modelo já existir, o sistema bloqueia com "Já existe essa NF e Serie para a empresa emissora".
Pré-requisito: privilégio Gerar Numeração Nota Fiscal.
Como inutilizar uma NF?
- Marque a NF que deseja inutilizar.
- Clique no botão Inutilizar NF no topo da tela.
- Preencha a justificativa (mínimo 15 caracteres — exigência da SEFAZ).
- Confirme.
A inutilização é enviada à SEFAZ. A SEFAZ valida e, se aceita, marca o número como Inutilizado — esse número fica permanentemente indisponível.
Use a inutilização apenas para números que não foram emitidos (gerados para um pedido que não saiu, números "queimados" por erro). Para anular uma NF já emitida, o caminho é Cancelar (não inutilizar).
Pré-requisito: privilégio Inutilizar Nota Fiscal.
Como criar pedido a partir de NF?
A ação Mais Ações → Criar Pedido a partir de NF transforma uma NF de entrada (geralmente devolução de cliente ou compra de fornecedor) em um pedido novo no sistema, copiando cliente/fornecedor, itens e valores. Útil para fluxos onde a NF chegou primeiro (XML do fornecedor, devolução manual) e você quer registrar o pedido com base nela.
Pré-requisito: privilégio Criar Pedido a partir de NF.
Como filtrar a lista?
No painel Filtros, os campos disponíveis incluem:
- Conta e Faturador (
CNPJ do faturador). - Número NF (exato ou faixa De/Até).
- Série.
- Chave de acesso (44 dígitos).
- Status NF (Pendente, Enviada, Emitida, Cancelada, Inutilizada).
- Modelo (55 ou 65).
- Finalidade (normal, complementar, ajuste, devolução).
- Tipo (Entrada/Saída).
- Tipo de emissão (normal, contingência, etc.).
- Período de emissão (Data De/Até).
- Pedido ou Código pedido.
- Cliente (Nome / CPF / CNPJ).
- UF destino.
- Apenas NFs sem pedido.
Clique em Aplicar para atualizar.
Como funciona a busca rápida?
A busca rápida no topo aceita número da NF, chave de acesso (44 dígitos), código do pedido, número do pedido e nome do cliente. O sistema decide o que casa em cada campo automaticamente. Para chave de acesso, exige os 44 dígitos completos.
Para acelerar a busca, o sistema limita pedidos aos últimos 3 meses — para procurar pedidos mais antigos, use os filtros do painel.
Como ver só NFs sem pedido?
Use o filtro Apenas NFs sem pedido (ou o equivalente). A lista passa a mostrar apenas numerações reservadas via Gerar Numeração NF — sem cliente, sem item, sem pedido vinculado.
Como ver só pedidos sem NF?
Use o filtro Status NF = Pendente. A lista mostra os pedidos da conta que ainda não têm NF emitida. Combine com Data de emissão ou Período se precisar restringir.
Onde eu emito uma NF?
A emissão acontece na tela do pedido ou no Packing (quando configurado para emitir no momento do fechamento da operação). Esta tela não tem o botão Emitir — ela apenas mostra o resultado da emissão (a NF aparece com status Enviada/Emitida quando a SEFAZ retorna).
Onde eu cancelo uma NF emitida?
O cancelamento de uma NF emitida é feito dentro do pedido (tela de Pedidos → abrir o pedido → ação Cancelar Nota Fiscal). O cancelamento exige justificativa e está sujeito ao prazo da SEFAZ (geralmente até 24h ou 7 dias após emissão, varia por UF).
Qual a diferença entre Cancelar e Inutilizar?
| Cancelar NF | Inutilizar NF | |
|---|---|---|
| Quando | NF foi emitida e precisa ser anulada. | Número não foi emitido (e nunca será). |
| Onde | Tela do pedido → Cancelar Nota Fiscal. | Esta tela → Inutilizar NF. |
| Resultado fiscal | NF perde validade; SEFAZ registra o cancelamento. | Número fica permanentemente bloqueado/inutilizado. |
| Prazo SEFAZ | Geralmente 24h ou até 7 dias após emissão. | Disponível enquanto o número não foi usado. |
Use cada uma para o cenário certo. Tentar inutilizar uma NF emitida não funciona (a SEFAZ recusa).
Quando faz sentido gerar numeração manualmente?
Três situações comuns:
- Recuperar sequência — você ou o contador emitiu NF fora do sistema; para manter a numeração consistente, registre o número manualmente aqui.
- Reservar número — você sabe que vai emitir uma NF com número específico (ex.: para um pedido sensível) e quer garantir esse número.
- Importar histórico — durante a implantação do sistema, pode ser útil registrar NFs antigas que não passaram pelo sistema.
Em uso diário, a maioria das numerações é atribuída automaticamente pelo sistema durante a emissão — você raramente precisa usar este botão.
Resumo de parametrizações
Acesse em Configurações → Parametrizações → Fiscal Produto. As principais que afetam o conteúdo das NFs emitidas (visíveis nesta tela) são:
| Parametrização | Submenu | O que muda quando ativada |
|---|---|---|
| Enviar email para cliente com NF | Fiscal Produto | Dispara e-mail automático para o cliente quando a NF é emitida. |
| Enviar email para cliente com NF - incluir XML | Fiscal Produto | Anexa o XML da NF no e-mail enviado. |
| Enviar email para cliente com NF - incluir DANFE | Fiscal Produto | Anexa o DANFE (PDF) no e-mail enviado. |
| Emails para enviar toda nota fiscal emitida | Fiscal Produto | Lista (separada por vírgula) de e-mails que recebem todas as NFs emitidas (cópia oculta). |
| Comentário padrão na Nota Fiscal | Fiscal Produto | Texto livre que vai como observação em todas as NFs emitidas. |
| Acesso NFe | Fiscal Produto | Lista de CPFs/CNPJs (até 10) que ficam autorizados a baixar a NF (tag autXML). |
| Padrão operação normal B2B | Fiscal Produto | Quando o destinatário é CNPJ, força operação Normal (em vez de Consumidor Final). |
| Incluir tag de valor aproximado tributo | Fiscal Produto | Adiciona a tag vTotTrib com o valor aproximado dos tributos. |
As demais parametrizações fiscais (exclusões de base de cálculo, alíquotas de PIS/COFINS, regras de DIFAL) também ficam em Fiscal Produto e afetam a NF no momento da emissão — não mudam o comportamento da listagem em si. Consulte com o contador antes de mexer nelas.
Privilégios da tela
Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente fica desabilitada na tela.
| Privilégio | Libera |
|---|---|
| Visualizar Notas Fiscais | Acesso à tela e à lista. |
| Baixar XML NF | Ação Baixar XML em lote e ícones de download por linha. |
| Gerar Numeração Nota Fiscal | Botão Gerar Numeração NF. |
| Inutilizar Nota Fiscal | Botão Inutilizar NF. |
| Emitir Nota Fiscal | Emissão na tela do pedido (não aparece nesta tela). |
| Cancelar Nota Fiscal | Cancelamento na tela do pedido. |
| Criar Carta Correção Nota Fiscal | Carta de correção na tela do pedido. |
| Limpar Dados Fiscais Pedido | Limpar dados fiscais do pedido na tela do pedido. |