Ordem de Serviço
A tela de Ordem de Serviço lista as ordens de serviço (OS) da empresa — o registro usado para controlar a prestação de um serviço (instalação, manutenção, assistência técnica, visita). Cada OS guarda quem é o cliente, o técnico responsável, a data de previsão, os serviços/itens envolvidos e o faturamento. A partir da tela você cria uma nova OS, abre uma OS existente para acompanhar e editar, cancela uma OS e altera o status do atendimento.
A tela tem uma visualização única, em lista. As ações que valem para várias OS de uma vez ficam no botão Mais Ações (canto superior), com Alteração de Status, Exportar Dados e Exportar Dados Selecionados. O botão Nova OS abre a janela de criação e o ícone de visão múltipla abre as OS selecionadas em abas separadas.
Índice
Conceito
- O que é uma Ordem de Serviço?
- Qual a diferença entre uma OS e um pedido comum?
- O que significam os status da OS?
Cadastro e edição
- Como criar uma nova OS?
- Quais campos são obrigatórios ao criar?
- O que acontece depois de criar a OS?
- Como abrir ou editar uma OS existente?
- Como cancelar uma OS?
Busca e visualização
Ações em lote (Mais Ações)
Regras de negócio
Referência rápida
O que é uma Ordem de Serviço?
É o documento que controla a prestação de um serviço para um cliente — do agendamento ao faturamento. Numa OS você registra o cliente, o endereço do atendimento, o técnico responsável, a data de previsão e o tipo de OS. Depois, dentro da ficha da OS, você lança os serviços e itens utilizados, os pagamentos e emite a nota fiscal quando for o caso.
A tela mostra todas as OS em lista, com a prioridade, as datas (criação, previsão e faturamento), o número da OS, o técnico, o status do atendimento, o status da nota fiscal, o cliente e o endereço de destino.
📍 Onde: menu lateral → Ordem de serviço → Ordem de serviço.
Qual a diferença entre uma OS e um pedido comum?
As duas usam a mesma estrutura por baixo, mas a OS é voltada para serviços, enquanto o pedido comum é voltado para venda de produtos. Na prática:
| Ordem de serviço | Pedido comum | |
|---|---|---|
| Para que serve | Controlar a prestação de um serviço | Vender e expedir produtos |
| Tem técnico responsável | Sim, é obrigatório | Não é o foco |
| Tipo de pedido | Apenas os tipos marcados como ordem de serviço | Tipos de venda em geral |
| Onde aparece | Nesta tela (Ordem de serviço) | Na tela de Pedidos |
Por isso, no momento de criar, o campo Tipo os só lista os tipos de pedido que foram marcados como ordem de serviço — e a tela de Ordem de Serviço só mostra esses registros.
O que significam os status da OS?
Cada OS tem dois status independentes, mostrados em colunas separadas:
- Status os. — onde a OS está no atendimento (aberta, em andamento, finalizada, cancelada, etc.). Os nomes e a sequência de status são definidos pela sua empresa, então podem variar de uma empresa para outra.
- Status NF — a situação da nota fiscal vinculada à OS (sem nota, enviada, emitida, cancelada, etc.).
O Status os. muda conforme você avança o atendimento — manualmente pela ação Alteração de Status ou automaticamente em alguns passos da operação. O Status NF muda quando a nota fiscal é emitida, cancelada ou desvinculada.
Como criar uma nova OS?
Clique em Nova OS no topo da tela. Na janela Criar Ordem de Serviço, preencha:
- Conta — mostrada apenas quando a empresa tem mais de uma conta cadastrada.
- Centro de distribuição — de onde o serviço/itens serão atendidos.
- Técnico responsável — quem vai executar o serviço.
- Tipo os — o tipo de ordem de serviço (lista apenas os tipos marcados como ordem de serviço).
- Data previsão — data e hora previstas para o atendimento.
- Nome / razão social — o cliente. Você pode pesquisar por nome, razão social ou CPF/CNPJ.
- Endereço — o endereço do cliente onde o serviço será prestado (a lista abre depois de escolher o cliente).
- Observação — texto livre, opcional.
Clique em Criar Ordem de Serviço. A OS é criada e abre automaticamente a ficha completa para você continuar o preenchimento.
Cadastros que você precisa ter antes
- Tipo de OS (tipo de pedido marcado como ordem de serviço) — em Financeiro → Tipos de Pedido.
- Cliente com endereço — em Cadastro → Clientes.
- Técnico responsável (usuário cadastrado como vendedor) — em Configurações → Usuários.
- Centro de distribuição — em Logística → Centro de Distribuição.
Quais campos são obrigatórios ao criar?
São obrigatórios:
- Conta — quando a empresa tem mais de uma conta cadastrada.
- Centro de distribuição.
- Técnico responsável.
- Tipo os.
- Data previsão.
- Nome / razão social (cliente).
- Endereço.
A Observação é opcional. Se algum campo obrigatório ficar em branco, o sistema avisa qual precisa ser preenchido antes de salvar.
O que acontece depois de criar a OS?
Assim que você confirma, a OS é criada com o status inicial e a ficha completa abre em uma nova aba. É nessa ficha que o atendimento de fato acontece:
- Serviços e itens — você lança os serviços executados e as peças/produtos utilizados.
- Pagamentos — registra como o cliente vai pagar.
- Nota fiscal — emite a nota quando o serviço estiver concluído.
- Acompanhamento — avança o status conforme o atendimento evolui.
A OS recém-criada também passa a aparecer na lista da tela de Ordem de Serviço.
Como abrir ou editar uma OS existente?
Na lista, você tem duas formas:
- Duplo clique na linha da OS.
- Ícone de editar (lápis) na coluna Ações, à direita da linha.
Os dois abrem a ficha completa da OS em uma nova aba, onde você acompanha e altera os dados, lança serviços/itens, registra pagamentos e emite a nota fiscal.
Como cancelar uma OS?
Na linha da OS, clique no ícone de cancelar (lixeira) na coluna Ações. O sistema pede o Motivo do cancelamento — é obrigatório descrever o motivo para confirmar.
Ao confirmar, a OS passa para o status Cancelado (OS) e o motivo fica registrado no histórico do atendimento. A OS continua na base e na lista — não some — apenas fica marcada como cancelada. As movimentações já vinculadas (estoque, lançamentos financeiros, embalagens) não são apagadas: continuam preservadas para auditoria. Se for preciso desfazer essas movimentações, faça pela própria ficha da OS antes de cancelar.
Pré-requisito: privilégio Deletar Pedido.
Como filtrar a lista de OS?
Abra o painel de filtros (botão Filtros, à direita). Os filtros disponíveis são:
- Data criação — período em que a OS foi criada.
- Data previsão — período previsto para o atendimento.
- Data faturamento — período de emissão da nota fiscal.
- Ordem serviço — número da OS.
- Nome / razão social — cliente.
- Status — status do atendimento.
- Técnico responsável — quem executa o serviço.
Selecione os filtros desejados e clique em Aplicar (ou tecle Enter no campo). Para limpar, use Limpar.
Como abrir várias OS ao mesmo tempo?
Marque as OS desejadas na lista (caixa de seleção à esquerda) e clique no ícone de visão múltipla (olho) no topo. As OS selecionadas abrem, cada uma em sua aba, para você comparar ou trabalhar várias ao mesmo tempo.
Como alterar o status de várias OS de uma vez?
- Marque na lista as OS que quer atualizar.
- Clique em Mais Ações → Alteração de Status.
- A janela agrupa as OS pelo status atual. Escolha o grupo e, na lateral Status, clique no botão do status para o qual quer mover (Alterar Status: …) — só aparecem os destinos permitidos a partir do status atual.
- Confirme. Quando o status de destino exigir, preencha a Data evento e/ou o Comentário (campos marcados como obrigatórios).
O sistema processa as OS uma a uma e mostra o resultado de cada uma (Sucesso ou Atenção, com a mensagem). Ao final, você pode exportar o resultado para conferência.
Como exportar os dados da lista?
No botão Mais Ações há duas opções:
- Exportar Dados — gera uma planilha com todas as OS da lista atual.
- Exportar Dados Selecionados — gera a planilha apenas com as OS que você marcou (disponível quando há OS selecionadas).
Por que não consigo cancelar uma OS?
O cancelamento usa as regras de transição de status da sua empresa: ele só funciona quando o status atual da OS tem uma regra que autoriza ir para Cancelado (OS). Quando essa regra não existe, o sistema bloqueia com a mensagem Status não permite alteração.
Outro ponto que bloqueia: motivo do cancelamento em branco. A janela só libera o botão de confirmar depois que o motivo for descrito — sem ele o cancelamento não acontece.
Como resolver:
- Mova a OS para um status intermediário que tenha transição autorizada para Cancelado (OS) — peça ao administrador para revisar as transições em Configurações → Status de Pedido se necessário.
- Preencha o motivo do cancelamento antes de confirmar.
Por que não consigo mudar o status de uma OS?
A mudança de status segue as regras de transição definidas pela sua empresa — cada status só pode ir para os status que foram autorizados como destino. Se o destino escolhido não estiver autorizado, o sistema bloqueia com a mensagem Status não permite alteração.
Outras situações que impedem a troca:
- Comentário obrigatório — alguns status exigem um comentário; sem ele o sistema responde Comentário precisa ser preenchido.
- Data evento no futuro — a data informada não pode ser maior que a data e hora atuais; caso contrário, o sistema responde Data Evento não pode ser superior a data atual.
- Voltar para Aberto com nota fiscal ativa — para reabrir uma OS que já tem nota fiscal enviada, emitida, processando, cancelada ou denegada, é preciso desvincular a nota antes; o sistema responde Desvincular nota fiscal antes de alterar status.
Resumo de parametrizações
Configurações da empresa que afetam esta tela. Para ativar/desativar, acesse Configurações → Parametrizações → Pedido e use o controle de ligado/desligado.
| Parametrização | Submenu | O que muda quando ativada |
|---|---|---|
| Permitir abrir pedidos com NF emitida | Pedido | Permite reabrir uma OS (voltar para o status Aberto) mesmo quando ela tem nota fiscal enviada, emitida, processando, cancelada ou denegada. Sem isso, o sistema bloqueia a mudança e pede para desvincular a nota antes. |
Privilégios da tela
Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente fica desabilitada na tela.
A tela usa o privilégio próprio Visualizar ordem de serviço para liberar o acesso, e reaproveita os privilégios do Pedido (Editar Pedido, Deletar Pedido) para as ações de linha — porque, internamente, a OS é um pedido com um tipo específico.
| Privilégio | Libera |
|---|---|
| Visualizar ordem de serviço | Acesso à tela e à lista de ordens de serviço. Sem isso, a tela não aparece no menu. |
| Editar Pedido | Abrir a ficha da OS (duplo clique na linha ou ícone de editar) e usar o ícone de comprovante/assinatura. |
| Deletar Pedido | Cancelar uma OS pelo ícone de cancelar (lixeira) na linha. |