Regras de Conciliação Bancária
A tela de Regras de Conciliação Bancária é o cadastro das instruções que o idworks usa para conciliar automaticamente os lançamentos do extrato OFX durante a importação — sem que você precise abrir cada lançamento e marcar manualmente. Cada regra fica amarrada a uma conta bancária e a um tipo de transação (crédito ou débito), e casa com o lançamento pela descrição idêntica ao texto do banco: quando bate, o sistema cria o vínculo na hora da importação.
Existem dois tipos de regra: Contas pagar/receber (concilia com um título em aberto — ou cria um título novo com os dados cadastrados na regra) e Transferência (concilia com transferências entre duas contas bancárias da empresa).
A tela mostra uma lista com as regras cadastradas, com filtros por Conta e Banco para encontrar rapidamente o que você procura. Botões em cada linha permitem editar e excluir; o botão Novo Registro no topo abre o formulário de uma regra nova.
Índice
Conceito
- O que são as Regras de Conciliação Bancária?
- Qual a diferença entre regra de Contas pagar/receber e regra de Transferência?
- Por que existe um campo Tipo (Crédito / Débito) na regra?
- Para que serve o status da regra?
- Como a regra é aplicada na importação do OFX?
- O que acontece depois que a regra casa?
- E se a data do lançamento estiver em período financeiro fechado?
Cadastro e edição
- Como cadastrar uma regra de Contas pagar/receber?
- Como cadastrar uma regra de Transferência?
- Quais campos são obrigatórios em cada tipo de regra?
- Como editar uma regra?
- Como desativar (sem excluir) uma regra?
- Como excluir uma regra?
Busca e visualização
Regras de negócio
- Por que não consigo cadastrar uma regra com a mesma descrição?
- Por que a conta de origem e destino não podem ser iguais em uma regra de Transferência?
- Por que aparece "Plano de contas não existe" ao salvar a regra?
- Por que minha regra não está conciliando automaticamente?
Boas práticas
Referência rápida
O que são as Regras de Conciliação Bancária?
São instruções pré-cadastradas que o idworks aplica durante a importação do extrato bancário (arquivo OFX). Para cada lançamento bancário que chega na importação, o sistema percorre as regras cadastradas para a conta bancária correspondente e tenta encontrar um título do idworks (ou uma transferência) que case com a regra. Quando encontra, faz a conciliação automaticamente — o lançamento bancário entra na lista de Conciliação Bancária já com status Concil. Automaticamente em vez de Não Conciliado.
📍 Onde: menu lateral → Financeiro → Regras de Conciliação Bancária.
Qual a diferença entre regra de Contas pagar/receber e regra de Transferência?
São os dois tipos de movimento que o idworks consegue casar automaticamente:
- Contas pagar/receber — o lançamento bancário é casado com um título do idworks (conta a pagar ou a receber). O sistema procura um título em aberto do fornecedor (ou cliente) e do tipo documento cadastrados na regra, com vencimento na data do lançamento e o mesmo valor; se não encontra, cria um título com os dados da regra, que incluem também o plano de contas e o tipo pagamento. Nos dois casos, o título é baixado na data do lançamento. Esses campos não decidem quais lançamentos a regra pega (isso depende só da Descrição e do Tipo): eles definem qual título a regra usa ou cria.
- Transferência — o lançamento bancário é casado com uma transferência entre duas contas bancárias da empresa. Você precisa indicar a conta de destino (
Banco para) — origem e destino não podem ser a mesma conta.
A escolha do tipo determina quais campos aparecem no formulário: regras de Contas pagar/receber escondem o campo de banco destino; regras de Transferência escondem os dados do título (fornecedor ou cliente, tipo documento, plano de contas e tipo pagamento).
Por que existe um campo Tipo (Crédito / Débito) na regra?
O campo Tipo define em qual lado do lançamento bancário a regra se aplica:
- Crédito (entrada de dinheiro) — costuma casar com contas a receber (recebimentos) ou transferências de entrada.
- Débito (saída de dinheiro) — costuma casar com contas a pagar (pagamentos) ou transferências de saída.
A importação OFX só aplica a regra quando o tipo do lançamento bancário (crédito ou débito) bate com o tipo configurado na regra. Por isso é comum ter pares de regras — uma para cada tipo — quando o mesmo fornecedor ou cliente movimenta dinheiro nos dois sentidos, cada uma com o texto que o banco manda naquele sentido. Se o texto for o mesmo na entrada e na saída, as duas regras ficam com a mesma descrição e só o Tipo muda.
Para que serve o status da regra?
O campo Status (Sim/Não) é um interruptor para pausar a regra sem precisar excluir. Com Status = Não, a regra é ignorada na importação do OFX — o sistema não a testa contra nenhum lançamento — mas o cadastro fica guardado com todos os campos preenchidos. Para voltar a usá-la, edite a regra e mude o Status para Sim: ela volta a valer já na próxima importação.
Como a regra é aplicada na importação do OFX?
Quando o extrato OFX é importado, para cada lançamento do banco o sistema testa as regras ativas (Status = Sim) cadastradas para a mesma conta bancária, uma a uma, e usa a primeira que bater. O casamento usa só dois critérios:
- Descrição — o texto da regra precisa ser idêntico ao texto que o banco manda naquele lançamento (o mesmo texto que aparece na coluna Descrição da tela de Conciliação Bancária). Não é "contém" nem "parecido": é igual, letra por letra, incluindo maiúsculas/minúsculas e acentos. Espaço a mais no começo ou no fim da descrição da regra não atrapalha, mas qualquer diferença no meio do texto já é suficiente para a regra não pegar.
- Tipo (Crédito/Débito) — precisa ser igual ao tipo cadastrado na regra.
Os outros campos do cadastro — Plano de contas, Tipo documento, Tipo pagamento, Fornecedor e Cliente — não entram nessa comparação. Eles só passam a valer depois que a regra já foi escolhida pela Descrição + Tipo, no passo seguinte.
Como o casamento depende do texto vir idêntico, regras funcionam melhor com descrições de banco padronizadas (um boleto do mesmo fornecedor que sempre chega com o mesmo texto, por exemplo). Se o banco varia o texto a cada lançamento, a regra deixa de casar — nesse caso, o casamento automático por semelhança (veja Conciliação Bancária) costuma resolver melhor.
O que acontece depois que a regra casa?
Antes de qualquer coisa, o sistema olha a data do lançamento bancário: se ela estiver dentro do período já fechado no Fechamento Financeiro da empresa, a regra é ignorada e o lançamento fica Não Conciliado — veja E se a data do lançamento estiver em período financeiro fechado?. Fora esse caso, o fluxo é o descrito abaixo.
Depois de identificar a regra certa, o sistema usa o Fornecedor (ou o Cliente, conforme o tipo escolhido na regra) e o Tipo documento cadastrados nela — junto com a Empresa vinculada à conta bancária do lançamento (vem do cadastro da própria Conta Bancária, não da regra), a conta bancária e o valor do próprio lançamento — para procurar um título em aberto que bata com tudo isso, com data de vencimento e valor exatamente iguais ao lançamento do banco (as tolerâncias de dias e valor de Parametrizações não valem aqui — só valem no casamento por semelhança). Título já pago, pago parcialmente ou pago com acréscimo não entra nessa busca. Se a regra não tem fornecedor nem cliente preenchido, a busca não filtra por eles — qualquer título em aberto que bata nos demais critérios pode ser conciliado. Plano de contas e Tipo pagamento cadastrados na regra não são usados para procurar o título — eles só servem no passo seguinte, se for preciso criar um título novo.
- Achou um título em aberto compatível? O sistema concilia esse título com o lançamento — pronto, sem criar nada novo.
- Não achou nenhum título em aberto compatível? O sistema cria um título novo automaticamente — uma conta a pagar ou a receber — usando a data e o valor do lançamento bancário, a Empresa da conta bancária, e os dados cadastrados na regra (plano de contas, tipo documento, tipo pagamento, fornecedor ou cliente). O título já nasce dado como pago, vinculado a esse lançamento.
Atenção a um efeito colateral dessa busca: se já existe um título igual mas ele já foi baixado por outro caminho (lançado manualmente antes do extrato chegar, por exemplo), a busca não o encontra — porque só procura título em aberto — e a regra acaba criando um título novo duplicado. Se perceber títulos duplicados depois de importar um extrato, esse é o primeiro lugar para checar.
Regras do Tipo Transferência funcionam parecido, mas em vez de título procuram uma transferência já lançada com o mesmo valor e a mesma data (exatos) entre a conta do lançamento e o Banco para cadastrado; se não acham, criam as duas pontas da transferência (saída de um lado, entrada do outro) na hora.
Quando o casamento acontece (por qualquer caminho), o lançamento entra com status Concil. Automaticamente; caso contrário, fica Não Conciliado para você resolver manualmente em Conciliação Bancária.
E se a data do lançamento estiver em período financeiro fechado?
A regra não é aplicada. Na importação do OFX, antes de usar uma regra de Contas pagar/receber, o sistema compara a data do lançamento bancário com a data de corte do Fechamento Financeiro da empresa dona da conta bancária. Se a data do lançamento for igual ou anterior à data de corte (o próprio dia do corte já conta como fechado), aquele lançamento é pulado:
- não é criada conta a pagar ou a receber;
- não é lançada baixa (pagamento/recebimento);
- o lançamento não é marcado como conciliado — fica com status Não Conciliado na tela de Conciliação Bancária.
O que não muda: a linha do extrato continua sendo importada normalmente. A importação não falha e o lançamento aparece na lista como sempre — o que deixa de acontecer é só a conciliação automática e a criação do título. No relatório da importação, a linha vem marcada como importada com a observação de que o período financeiro está fechado até a data de corte e por isso a conciliação e a criação de registro não foram aplicadas; no fim do relatório, o resumo da auto-conciliação informa quantas transações ficaram de fora por esse motivo.
Regras do tipo Transferência seguem a mesma lógica — a transferência não é criada nem conciliada quando a data cai em período fechado (aqui o sistema checa o fechamento das duas empresas envolvidas, a da conta de origem e a da conta de destino).
O que fazer: se esses lançamentos precisam mesmo ser conciliados, ajuste a data de corte na tela de Fechamento Financeiro para reabrir o período e depois concilie os lançamentos manualmente em Conciliação Bancária. Se o período está fechado de propósito, não há o que fazer — o comportamento é justamente proteger o que já foi fechado.
Como cadastrar uma regra de Contas pagar/receber?
Acesse Financeiro → Regras de Conciliação Bancária e clique em Novo Registro. No formulário:
- Conta — quando a empresa tem mais de uma cadastrada, selecione qual receberá a regra.
- Banco — a conta bancária à qual a regra se aplica.
- Tipo — Crédito (entradas) ou Débito (saídas).
- Descrição — o texto exatamente igual ao que o banco manda no lançamento (o mesmo da coluna Descrição na Conciliação Bancária). Não é um nome livre: é a chave do casamento da regra, comparada letra por letra — copie e cole o texto do extrato.
- Tipo de regra — selecione Contas pagar/receber.
- Na seção que aparece:
- Tipo (Fornecedor / Cliente) — escolha contra qual cadastro a regra vai buscar.
- Nome / razão social — o fornecedor (ou cliente) específico cujo título deve ser casado.
- Tipo documento — o tipo de documento do título (ex.: Boleto, Duplicata). Junto com o fornecedor ou cliente, é usado para procurar o título em aberto.
- Plano de contas — o plano de contas do título que a regra cria quando não encontra um em aberto. Não entra na busca do título. Precisa ser um plano ativo: plano excluído na tela de Plano de Contas não é aceito ao salvar.
- Tipo pagamento — a forma de pagamento (Boleto, PIX, etc.) do título que a regra cria; também não entra na busca. Quando o Tipo é Débito, o tipo pagamento padrão de compras da empresa vem pré-selecionado; quando é Crédito, vem o padrão de pedidos.
- Status — mantenha Sim para a regra entrar em vigor imediatamente.
Clique em Salvar.
Cadastros que você precisa ter antes
- Conta Bancária — em Financeiro → Contas Bancárias.
- Fornecedor ou Cliente — nas telas Financeiro → Fornecedores ou Clientes, conforme o caso.
- Tipo Documento — em Financeiro → Tipo Documento.
- Plano de Contas — em Financeiro → Plano de Contas.
- Tipo Pagamento — em Financeiro → Tipo Pagamento.
Como cadastrar uma regra de Transferência?
Acesse Financeiro → Regras de Conciliação Bancária e clique em Novo Registro. No formulário:
- Conta, Banco, Tipo, Descrição — mesmos campos da regra anterior. Aqui o Banco é a conta de origem (de onde o dinheiro sai ou para onde ele entra).
- Tipo de regra — selecione Transferência.
- Banco para — a conta bancária de destino da transferência. Não pode ser a mesma do campo Banco.
- Status — Sim para ativar.
Clique em Salvar. Note que os campos de fornecedor, cliente, tipo documento, plano de contas e tipo pagamento não aparecem para regras de Transferência — só o par de contas importa.
Quais campos são obrigatórios em cada tipo de regra?
Comum a ambos os tipos:
- Banco — conta bancária à qual a regra se aplica.
- Tipo — Crédito ou Débito.
- Descrição — não pode repetir na mesma conta bancária com o mesmo Tipo (a mesma descrição pode ter uma regra Crédito e outra Débito).
- Tipo de regra — Contas pagar/receber ou Transferência.
Quando a empresa tem mais de uma conta, Conta também é obrigatória.
Para Contas pagar/receber, são também obrigatórios:
- Nome / razão social — fornecedor ou cliente, conforme o Tipo escolhido.
- Tipo documento.
- Plano de contas — precisa estar ativo (veja Por que aparece "Plano de contas não existe" ao salvar a regra?).
- Tipo pagamento.
Para Transferência, é também obrigatório:
- Banco para — destino da transferência (diferente do Banco de origem).
Como editar uma regra?
Na lista, dê duplo clique na linha da regra (ou clique no ícone de edição na coluna de ações). O formulário abre com os dados preenchidos. Altere o que precisar e clique em Salvar.
Ao mudar o Tipo de regra, o formulário passa a mostrar os campos do novo tipo, que precisam ser preenchidos para salvar. Ao salvar, os campos do tipo antigo são apagados da regra: de Contas pagar/receber para Transferência, saem fornecedor ou cliente, tipo documento, plano de contas e tipo pagamento; de Transferência para Contas pagar/receber, sai o Banco para. Se depois você voltar ao tipo anterior, vai precisar preencher esses campos de novo.
O mesmo vale para o Tipo (Fornecedor / Cliente) de uma regra de Contas pagar/receber: a regra guarda só um dos dois. Se você trocar de Fornecedor para Cliente (ou o contrário) e salvar, a regra deixa de ter o fornecedor (ou cliente) anterior.
Pré-requisito: privilégio Editar regras conciliação bancária.
Como desativar (sem excluir) uma regra?
Abra a regra no modo de edição e mude o Status para Não. Salve. A regra fica salva mas é ignorada na próxima importação OFX. Para reativar, abra novamente e mude para Sim.
Como excluir uma regra?
Na lista, clique no ícone de lixeira na coluna de ações da regra desejada e confirme a exclusão na janela. A regra é removida do banco de dados — não é uma inativação. Para preservar o histórico, prefira desativar (status Não) em vez de excluir.
Pré-requisito: privilégio Deletar regras conciliação bancária.
Como filtrar a lista de regras?
Clique em Filtros no topo da tela. Os filtros disponíveis são:
- Conta — disponível apenas quando a empresa tem mais de uma cadastrada.
- Banco — uma ou várias contas bancárias (seleção múltipla).
Aplique os filtros e a lista atualiza. Limpe para voltar à visão completa.
Por que não consigo cadastrar uma regra com a mesma descrição?
Porque já existe, nessa conta bancária, uma regra com a mesma descrição e o mesmo Tipo. A mesma descrição pode estar em duas regras da conta, desde que uma seja Crédito e a outra Débito — é assim que se cobre o banco que manda o mesmo texto na entrada e na saída. O que o sistema barra é a segunda regra do mesmo tipo, com a mensagem Já existe uma regra com a mesma descrição e o mesmo tipo para essa conta bancária: as duas pegariam exatamente os mesmos lançamentos.
Se a mensagem apareceu, edite a regra que já existe em vez de cadastrar outra.
Não mude a descrição para conseguir salvar. Ela precisa ser idêntica ao texto que o banco manda. Com qualquer palavra a mais (um "Crédito" ou "Débito" no fim, por exemplo), o sistema aceita a regra, mas ela nunca casa com nenhum lançamento, porque o banco não manda esse texto.
Por que a conta de origem e destino não podem ser iguais em uma regra de Transferência?
Uma transferência sempre acontece entre duas contas diferentes da empresa. Se origem e destino fossem a mesma, o lançamento bancário não seria uma transferência — seria, no máximo, um estorno ou um erro de lançamento. O sistema bloqueia essa configuração com a mensagem Conta bancária destino e origem não podem ser iguais.
Por que aparece "Plano de contas não existe" ao salvar a regra?
Porque o Plano de contas escolhido na regra não está ativo na empresa. Ao salvar uma regra de Contas pagar/receber — tanto ao cadastrar quanto ao editar —, o sistema só aceita um plano de contas ativo da empresa. A mensagem fala em "não existe", mas ela aparece também quando o plano existe e foi excluído na tela de Plano de Contas (lá, excluir só inativa o plano, que continua no histórico dos títulos antigos).
Isso acontece com regras antigas, cujo plano foi excluído antes de a tela de Plano de Contas passar a impedir essa exclusão: salvar a regra (mesmo mudando só o Status) sem trocar o plano esbarra nessa mensagem. Hoje, ao tentar excluir um plano usado em alguma regra, o sistema recusa com a mensagem "Plano de contas está vinculado a uma regra de conciliação bancária. Trocar o plano da regra ou removê-la antes de excluir".
O que fazer: no campo Plano de contas, selecione um plano ativo e salve de novo.
Por que minha regra não está conciliando automaticamente?
Quando uma regra parece não estar pegando lançamentos do extrato, verifique nesta ordem:
- Descrição não idêntica — a causa mais comum. O texto da regra precisa ser exatamente igual ao texto do lançamento no extrato (letra por letra, incluindo maiúsculas e acentos). Copie o texto da coluna Descrição na tela de Conciliação Bancária e cole na regra. Isso inclui palavras acrescentadas para diferenciar regras, como um "Crédito" ou "Débito" no fim da descrição: com elas, a regra não casa.
- Banco — a regra só se aplica aos lançamentos do extrato da conta bancária configurada. Lançamentos de outras contas são ignorados.
- Tipo (Crédito / Débito) — o tipo do lançamento bancário precisa ser o mesmo da regra. Se você precisa cobrir os dois sentidos, cadastre duas regras (uma para cada tipo, cada uma com o texto que o banco manda naquele sentido).
- Título já pago ou conciliado — a busca da regra só considera títulos em aberto; um título com pagamento já lançado não volta a ser casado (nesse caso a regra cria um título novo — veja O que acontece depois que a regra casa?).
- Data do lançamento em período financeiro fechado — se a data do lançamento bancário for igual ou anterior à data de corte do Fechamento Financeiro da empresa, a regra nem chega a ser aplicada: o lançamento é importado, mas fica Não Conciliado e nenhum título é criado. Veja E se a data do lançamento estiver em período financeiro fechado?.
As parametrizações de tolerância de dias e valor não se aplicam às regras — a busca de título da regra usa data e valor exatos; a tolerância vale só para o casamento automático por semelhança (sem regra).
Boas práticas para as regras de conciliação
Regras bem montadas fazem o extrato OFX se conciliar sozinho e evitam que o sistema case lançamentos errados:
- Crie um par de regras quando o dinheiro vai e volta com o mesmo fornecedor ou cliente. A importação só aplica a regra quando o tipo do lançamento bancário (crédito ou débito) bate com o Tipo da regra. Para cobrir entrada e saída, cadastre duas regras — uma Crédito e outra Débito —, cada uma com o texto que o banco manda naquele sentido. Se o texto for o mesmo nos dois sentidos, repita a descrição e mude só o Tipo.
- Não mude a descrição só para conseguir salvar. O sistema só barra uma segunda regra com a mesma descrição e o mesmo Tipo na conta; nesse caso, edite a regra que já existe. Acrescentar "Crédito" ou "Débito" à descrição faz o sistema aceitar, mas a regra nunca casa, porque o banco não manda esse texto.
- Controle quais lançamentos a regra pega pela Descrição, não pelos outros campos. A regra vale para todo lançamento daquela conta bancária com a mesma descrição e o mesmo tipo (crédito ou débito). Fornecedor ou cliente, tipo documento, plano de contas e tipo pagamento não restringem nada. Se o banco usa um texto genérico, igual para favorecidos diferentes (um pagamento de boleto que chega sem o nome de quem recebe, por exemplo), todos esses lançamentos vão ser tratados como do fornecedor ou cliente da regra. Nesses casos, não cadastre regra e deixe o casamento por semelhança resolver.
- Cadastre a regra com o mesmo fornecedor (ou cliente) e tipo documento dos títulos que você lança. É por eles, junto com a conta bancária, o vencimento e o valor, que a regra procura o título em aberto. Se o título foi lançado com outro tipo documento, ou com um banco previsto diferente da conta do extrato (ou sem banco previsto), a regra não o encontra e cria outro título, em duplicidade. Plano de contas e tipo pagamento não atrapalham a busca: só preenchem o título que a regra cria.
- Desative em vez de excluir quando quiser pausar. Mude o Status para Não para tirar a regra da próxima importação sem perder o cadastro. Excluir apaga de vez — prefira o status para manter o histórico e poder religar depois.
- Não conte com a tolerância para salvar a regra. A busca de título da regra exige data de vencimento e valor iguais aos do lançamento bancário — as tolerâncias de Configurações → Parametrizações → Conciliação Bancária valem só para o casamento por semelhança (sem regra). Quando o banco lança com data ou centavos diferentes do título, a regra não encontra o título e cria um título novo, duplicando a despesa. Nesses padrões instáveis, é melhor não cadastrar regra e deixar o casamento por semelhança resolver.
- Anote a configuração antes de trocar o Tipo de regra. Ao salvar a regra com o outro tipo, os campos do tipo antigo são apagados: de Contas pagar/receber para Transferência, saem fornecedor ou cliente, tipo documento, plano de contas e tipo pagamento; no caminho inverso, sai o Banco para. Se precisar voltar ao tipo anterior, vai ter que preencher tudo de novo.
Resumo de parametrizações
A tela de Regras de Conciliação Bancária não tem parametrizações próprias — o comportamento de cada regra é definido inteiramente pelos campos do cadastro.
Vale reforçar um ponto que costuma confundir: as parametrizações Tolerância de Dias (Conciliação) e Tolerância de Valor (Conciliação), em Configurações → Parametrizações → Conciliação Bancária, não afetam as regras. Elas valem apenas para o casamento automático por semelhança, descrito em Conciliação Bancária. A busca de título disparada por uma regra sempre exige data de vencimento e valor exatos.
Privilégios da tela
Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente fica desabilitada na tela.
| Privilégio | Libera |
|---|---|
| Visualizar regras conciliação bancária | Acesso à tela e à lista de regras cadastradas. |
| Criar regras conciliação bancária | Cadastrar uma regra nova (botão Novo Registro). |
| Editar regras conciliação bancária | Alterar regras já cadastradas (inclui ligar/desligar via Status). |
| Deletar regras conciliação bancária | Remover regras (ícone de lixeira). |