Regras de Conciliação Bancária
A tela de Regras de Conciliação Bancária é o cadastro das instruções que o idworks usa para conciliar automaticamente os lançamentos do extrato OFX durante a importação — sem que você precise abrir cada lançamento e marcar manualmente. Cada regra fica amarrada a uma conta bancária e a um tipo de transação (crédito ou débito), e casa com o lançamento pela descrição idêntica ao texto do banco: quando bate, o sistema cria o vínculo na hora da importação.
Existem dois tipos de regra: Contas pagar/receber (concilia com um título em aberto — ou cria um título novo com os dados cadastrados na regra) e Transferência (concilia com transferências entre duas contas bancárias da empresa).
A tela mostra uma lista com as regras cadastradas, com filtros por Conta e Banco para encontrar rapidamente o que você procura. Botões em cada linha permitem editar e excluir; o botão Novo Registro no topo abre o formulário de uma regra nova.
Índice
Conceito
- O que são as Regras de Conciliação Bancária?
- Qual a diferença entre regra de Contas pagar/receber e regra de Transferência?
- Por que existe um campo Tipo (Crédito / Débito) na regra?
- Para que serve o status da regra?
- Como a regra é aplicada na importação do OFX?
- O que acontece depois que a regra casa?
Cadastro e edição
- Como cadastrar uma regra de Contas pagar/receber?
- Como cadastrar uma regra de Transferência?
- Quais campos são obrigatórios em cada tipo de regra?
- Como editar uma regra?
- Como desativar (sem excluir) uma regra?
- Como excluir uma regra?
Busca e visualização
Regras de negócio
- Por que não consigo cadastrar uma regra com a mesma descrição?
- Por que a conta de origem e destino não podem ser iguais em uma regra de Transferência?
- Por que minha regra não está conciliando automaticamente?
Boas práticas
Referência rápida
O que são as Regras de Conciliação Bancária?
São instruções pré-cadastradas que o idworks aplica durante a importação do extrato bancário (arquivo OFX). Para cada lançamento bancário que chega na importação, o sistema percorre as regras cadastradas para a conta bancária correspondente e tenta encontrar um título do idworks (ou uma transferência) que case com a regra. Quando encontra, faz a conciliação automaticamente — o lançamento bancário entra na lista de Conciliação Bancária já com status Concil. Automaticamente em vez de Não Conciliado.
📍 Onde: menu lateral → Financeiro → Regras de Conciliação Bancária.
Qual a diferença entre regra de Contas pagar/receber e regra de Transferência?
São os dois tipos de movimento que o idworks consegue casar automaticamente:
- Contas pagar/receber — o lançamento bancário é casado com um título do idworks (conta a pagar ou a receber). A regra usa o plano de contas, tipo documento, tipo pagamento, fornecedor ou cliente como filtros adicionais — quanto mais campos preenchidos, mais específica fica a regra.
- Transferência — o lançamento bancário é casado com uma transferência entre duas contas bancárias da empresa. Você precisa indicar a conta de destino (
Banco para) — origem e destino não podem ser a mesma conta.
A escolha do tipo determina quais campos aparecem no formulário: regras de Contas pagar/receber escondem o campo de banco destino; regras de Transferência escondem os filtros de título.
Por que existe um campo Tipo (Crédito / Débito) na regra?
O campo Tipo define em qual lado do lançamento bancário a regra se aplica:
- Crédito (entrada de dinheiro) — costuma casar com contas a receber (recebimentos) ou transferências de entrada.
- Débito (saída de dinheiro) — costuma casar com contas a pagar (pagamentos) ou transferências de saída.
A importação OFX só aplica a regra quando o tipo do lançamento bancário (crédito ou débito) bate com o tipo configurado na regra. Por isso é comum ter pares de regras parecidas — uma para cada tipo — quando o mesmo padrão se aplica nos dois sentidos.
Para que serve o status da regra?
O campo Status (Sim/Não) é um interruptor para pausar a regra sem precisar excluir. Com Status = Não, a regra é ignorada na importação do OFX — o sistema não a testa contra nenhum lançamento — mas o cadastro fica guardado com todos os campos preenchidos. Para voltar a usá-la, edite a regra e mude o Status para Sim: ela volta a valer já na próxima importação.
Como a regra é aplicada na importação do OFX?
Quando o extrato OFX é importado, para cada lançamento do banco o sistema testa as regras ativas (Status = Sim) cadastradas para a mesma conta bancária, uma a uma, e usa a primeira que bater. O casamento usa só dois critérios:
- Descrição — o texto da regra precisa ser idêntico ao texto que o banco manda naquele lançamento (o mesmo texto que aparece na coluna Descrição da tela de Conciliação Bancária). Não é "contém" nem "parecido": é igual, letra por letra, incluindo maiúsculas/minúsculas e acentos. Espaço a mais no começo ou no fim da descrição da regra não atrapalha, mas qualquer diferença no meio do texto já é suficiente para a regra não pegar.
- Tipo (Crédito/Débito) — precisa ser igual ao tipo cadastrado na regra.
Os outros campos do cadastro — Plano de contas, Tipo documento, Tipo pagamento, Fornecedor e Cliente — não entram nessa comparação. Eles só passam a valer depois que a regra já foi escolhida pela Descrição + Tipo, no passo seguinte.
Como o casamento depende do texto vir idêntico, regras funcionam melhor com descrições de banco padronizadas (um boleto do mesmo fornecedor que sempre chega com o mesmo texto, por exemplo). Se o banco varia o texto a cada lançamento, a regra deixa de casar — nesse caso, o casamento automático por semelhança (veja Conciliação Bancária) costuma resolver melhor.
O que acontece depois que a regra casa?
Depois de identificar a regra certa, o sistema usa o Fornecedor (ou o Cliente, conforme o tipo escolhido na regra) e o Tipo documento cadastrados nela — junto com a Empresa vinculada à conta bancária do lançamento (vem do cadastro da própria Conta Bancária, não da regra), a conta bancária e o valor do próprio lançamento — para procurar um título em aberto que bata com tudo isso, com data de vencimento e valor exatamente iguais ao lançamento do banco (as tolerâncias de dias e valor de Parametrizações não valem aqui — só valem no casamento por semelhança). Título já pago, pago parcialmente ou pago com acréscimo não entra nessa busca. Se a regra não tem fornecedor nem cliente preenchido, a busca não filtra por eles — qualquer título em aberto que bata nos demais critérios pode ser conciliado. Plano de contas e Tipo pagamento cadastrados na regra não são usados para procurar o título — eles só servem no passo seguinte, se for preciso criar um título novo.
- Achou um título em aberto compatível? O sistema concilia esse título com o lançamento — pronto, sem criar nada novo.
- Não achou nenhum título em aberto compatível? O sistema cria um título novo automaticamente — uma conta a pagar ou a receber — usando a data e o valor do lançamento bancário, a Empresa da conta bancária, e os dados cadastrados na regra (plano de contas, tipo documento, tipo pagamento, fornecedor ou cliente). O título já nasce dado como pago, vinculado a esse lançamento.
Atenção a um efeito colateral dessa busca: se já existe um título igual mas ele já foi baixado por outro caminho (lançado manualmente antes do extrato chegar, por exemplo), a busca não o encontra — porque só procura título em aberto — e a regra acaba criando um título novo duplicado. Se perceber títulos duplicados depois de importar um extrato, esse é o primeiro lugar para checar.
Regras do Tipo Transferência funcionam parecido, mas em vez de título procuram uma transferência já lançada com o mesmo valor e a mesma data (exatos) entre a conta do lançamento e o Banco para cadastrado; se não acham, criam as duas pontas da transferência (saída de um lado, entrada do outro) na hora.
Quando o casamento acontece (por qualquer caminho), o lançamento entra com status Concil. Automaticamente; caso contrário, fica Não Conciliado para você resolver manualmente em Conciliação Bancária.
Como cadastrar uma regra de Contas pagar/receber?
Acesse Financeiro → Regras de Conciliação Bancária e clique em Novo Registro. No formulário:
- Conta — quando a empresa tem mais de uma cadastrada, selecione qual receberá a regra.
- Banco — a conta bancária à qual a regra se aplica.
- Tipo — Crédito (entradas) ou Débito (saídas).
- Descrição — o texto exatamente igual ao que o banco manda no lançamento (o mesmo da coluna Descrição na Conciliação Bancária). Não é um nome livre: é a chave do casamento da regra, comparada letra por letra — copie e cole o texto do extrato.
- Tipo de regra — selecione Contas pagar/receber.
- Na seção que aparece:
- Tipo (Fornecedor / Cliente) — escolha contra qual cadastro a regra vai buscar.
- Nome / razão social — o fornecedor (ou cliente) específico cujo título deve ser casado.
- Tipo documento — o tipo de documento do título (ex.: Boleto, Duplicata).
- Plano de contas — o plano contábil ao qual o título precisa estar vinculado.
- Tipo pagamento — a forma de pagamento esperada (Boleto, PIX, etc.). Quando o Tipo é Débito, o tipo pagamento padrão de compras da empresa vem pré-selecionado; quando é Crédito, vem o padrão de pedidos.
- Status — mantenha Sim para a regra entrar em vigor imediatamente.
Clique em Salvar.
Cadastros que você precisa ter antes
- Conta Bancária — em Financeiro → Contas Bancárias.
- Fornecedor ou Cliente — nas telas Financeiro → Fornecedores ou Clientes, conforme o caso.
- Tipo Documento — em Financeiro → Tipo Documento.
- Plano de Contas — em Financeiro → Plano de Contas.
- Tipo Pagamento — em Financeiro → Tipo Pagamento.
Como cadastrar uma regra de Transferência?
Acesse Financeiro → Regras de Conciliação Bancária e clique em Novo Registro. No formulário:
- Conta, Banco, Tipo, Descrição — mesmos campos da regra anterior. Aqui o Banco é a conta de origem (de onde o dinheiro sai ou para onde ele entra).
- Tipo de regra — selecione Transferência.
- Banco para — a conta bancária de destino da transferência. Não pode ser a mesma do campo Banco.
- Status — Sim para ativar.
Clique em Salvar. Note que os campos de fornecedor, cliente, tipo documento, plano de contas e tipo pagamento não aparecem para regras de Transferência — só o par de contas importa.
Quais campos são obrigatórios em cada tipo de regra?
Comum a ambos os tipos:
- Banco — conta bancária à qual a regra se aplica.
- Tipo — Crédito ou Débito.
- Descrição — única por conta bancária (não pode repetir).
- Tipo de regra — Contas pagar/receber ou Transferência.
Quando a empresa tem mais de uma conta, Conta também é obrigatória.
Para Contas pagar/receber, são também obrigatórios:
- Nome / razão social — fornecedor ou cliente, conforme o Tipo escolhido.
- Tipo documento.
- Plano de contas.
- Tipo pagamento.
Para Transferência, é também obrigatório:
- Banco para — destino da transferência (diferente do Banco de origem).
Como editar uma regra?
Na lista, dê duplo clique na linha da regra (ou clique no ícone de edição na coluna de ações). O formulário abre com os dados preenchidos. Altere o que precisar e clique em Salvar.
Ao mudar o Tipo de regra, os campos da seção condicional são automaticamente alterados — campos do tipo antigo são descartados pelo sistema, então confirme os campos do novo tipo antes de salvar.
Pré-requisito: privilégio Editar regras conciliação bancária.
Como desativar (sem excluir) uma regra?
Abra a regra no modo de edição e mude o Status para Não. Salve. A regra fica salva mas é ignorada na próxima importação OFX. Para reativar, abra novamente e mude para Sim.
Como excluir uma regra?
Na lista, clique no ícone de lixeira na coluna de ações da regra desejada e confirme a exclusão na janela. A regra é removida do banco de dados — não é uma inativação. Para preservar o histórico, prefira desativar (status Não) em vez de excluir.
Pré-requisito: privilégio Deletar regras conciliação bancária.
Como filtrar a lista de regras?
Clique em Filtros no topo da tela. Os filtros disponíveis são:
- Conta — disponível apenas quando a empresa tem mais de uma cadastrada.
- Banco — uma ou várias contas bancárias (seleção múltipla).
Aplique os filtros e a lista atualiza. Limpe para voltar à visão completa.
Por que não consigo cadastrar uma regra com a mesma descrição?
A combinação Banco + Descrição é única na empresa — não dá para ter duas regras com a mesma descrição na mesma conta bancária. Se você tentar salvar e aparecer a mensagem Já existe uma regra com a mesma descrição para essa conta bancária, mude a descrição (acrescente, por exemplo, "Crédito" / "Débito" para diferenciar pares de regras que só mudam pelo tipo de transação).
Por que a conta de origem e destino não podem ser iguais em uma regra de Transferência?
Uma transferência sempre acontece entre duas contas diferentes da empresa. Se origem e destino fossem a mesma, o lançamento bancário não seria uma transferência — seria, no máximo, um estorno ou um erro de lançamento. O sistema bloqueia essa configuração com a mensagem Conta bancária destino e origem não podem ser igual.
Por que minha regra não está conciliando automaticamente?
Quando uma regra parece não estar pegando lançamentos do extrato, verifique nesta ordem:
- Descrição não idêntica — a causa mais comum. O texto da regra precisa ser exatamente igual ao texto do lançamento no extrato (letra por letra, incluindo maiúsculas e acentos). Copie o texto da coluna Descrição na tela de Conciliação Bancária e cole na regra.
- Banco — a regra só se aplica aos lançamentos do extrato da conta bancária configurada. Lançamentos de outras contas são ignorados.
- Tipo (Crédito / Débito) — o tipo do lançamento bancário precisa ser o mesmo da regra. Se você precisa cobrir os dois sentidos, cadastre duas regras (uma para cada tipo).
- Título já pago ou conciliado — a busca da regra só considera títulos em aberto; um título com pagamento já lançado não volta a ser casado (nesse caso a regra cria um título novo — veja O que acontece depois que a regra casa?).
As parametrizações de tolerância de dias e valor não se aplicam às regras — a busca de título da regra usa data e valor exatos; a tolerância vale só para o casamento automático por semelhança (sem regra).
Boas práticas para as regras de conciliação
Regras bem montadas fazem o extrato OFX se conciliar sozinho e evitam que o sistema case lançamentos errados:
- Crie um par de regras quando o padrão vale nos dois sentidos. A importação só aplica a regra quando o tipo do lançamento bancário (crédito ou débito) bate com o Tipo da regra. Para cobrir entrada e saída do mesmo fornecedor, cadastre duas regras — uma Crédito e outra Débito.
- Diferencie a descrição quando as regras só mudam pelo tipo. A combinação banco + descrição é única na conta bancária. Acrescente "Crédito" ou "Débito" ao nome para conseguir salvar o par sem o sistema barrar por descrição repetida.
- Coloque só os filtros que você realmente precisa. Quanto mais campos (plano de contas, tipo documento, tipo pagamento, fornecedor/cliente) você preenche, mais específica a regra fica — e mais fácil ela deixar de casar um título que difere em um detalhe. Comece enxuto e aperte só se a regra estiver pegando lançamento errado.
- Desative em vez de excluir quando quiser pausar. Mude o Status para Não para tirar a regra da próxima importação sem perder o cadastro. Excluir apaga de vez — prefira o status para manter o histórico e poder religar depois.
- Não conte com a tolerância para salvar a regra. A busca de título da regra exige data de vencimento e valor iguais aos do lançamento bancário — as tolerâncias de Configurações → Parametrizações → Conciliação Bancária valem só para o casamento por semelhança (sem regra). Quando o banco lança com data ou centavos diferentes do título, a regra não encontra o título e cria um título novo, duplicando a despesa. Nesses padrões instáveis, é melhor não cadastrar regra e deixar o casamento por semelhança resolver.
- Confirme os campos do novo tipo ao trocar Tipo de regra na edição. Mudar de Contas pagar/receber para Transferência (ou vice-versa) descarta os campos do tipo antigo — revise os campos do novo tipo antes de salvar para não deixar a regra incompleta.
Resumo de parametrizações
A tela de Regras de Conciliação Bancária não tem parametrizações próprias — o comportamento de cada regra é definido inteiramente pelos campos do cadastro.
Vale reforçar um ponto que costuma confundir: as parametrizações Tolerância de Dias (Conciliação) e Tolerância de Valor (Conciliação), em Configurações → Parametrizações → Conciliação Bancária, não afetam as regras. Elas valem apenas para o casamento automático por semelhança, descrito em Conciliação Bancária. A busca de título disparada por uma regra sempre exige data de vencimento e valor exatos.
Privilégios da tela
Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente fica desabilitada na tela.
| Privilégio | Libera |
|---|---|
| Visualizar regras conciliação bancária | Acesso à tela e à lista de regras cadastradas. |
| Criar regras conciliação bancária | Cadastrar uma regra nova (botão Novo Registro). |
| Editar regras conciliação bancária | Alterar regras já cadastradas (inclui ligar/desligar via Status). |
| Deletar regras conciliação bancária | Remover regras (ícone de lixeira). |