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Plano de Contas

A tela de Plano de Contas centraliza o cadastro das categorias contábeis que classificam todos os lançamentos financeiros da empresa: contas a pagar, contas a receber, pedidos de venda e compras. Cada conta a pagar/receber é vinculada a um plano de contas — é essa amarração que alimenta o agrupamento do Fluxo de Caixa, dos relatórios financeiros e dos lançamentos contábeis. Sem um plano cadastrado, não dá para criar uma conta a pagar ou a receber.

A tela mostra os planos em formato de árvore, com categorias pai e seus descendentes. Cada nível pode ter quantos filhos quiser, e o aninhamento não tem limite — é comum ter algo como Despesas → Operacionais → Aluguel. Botões no topo permitem Expandir tudo / Recolher tudo, importar várias linhas de uma vez por planilha (via Mais Ações) e cadastrar um plano novo. Em cada linha você ainda tem os ícones de adicionar filho, editar e remover.

Índice​

Conceito

Cadastro e edição

Busca e visualização

Regras de negócio

Boas práticas

Referência rápida

O que é o Plano de Contas?​

É a tela onde você cadastra as categorias contábeis usadas pela empresa para classificar todo lançamento financeiro — uma conta a pagar de aluguel, por exemplo, é vinculada ao plano "Aluguel"; uma venda à categoria de receita correspondente. A organização é em árvore, com planos pai e filhos: cada plano pode ter sub-planos abaixo dele, sem limite de níveis.

📍 Onde: menu lateral → Financeiro → Plano de Contas.

A Classificação de cada plano define em que linha ele aparece na DRE, o demonstrativo de resultado mês a mês.

Para que serve um plano "filho"?​

Planos filhos permitem detalhar uma categoria mais geral em sub-categorias específicas. Em vez de um único plano Despesas Operacionais, você pode quebrar em Aluguel, Energia, Internet, Limpeza — todos como filhos do mesmo pai. O Fluxo de Caixa e os relatórios financeiros mostram cada nível separadamente, e você pode expandir ou recolher cada ramo conforme a necessidade.

Quando você lança uma conta a pagar ou a receber, escolhe sempre a folha (último nível) — os pais servem só para agrupar visualmente, não para classificar o título diretamente.

O que são os planos padrão para pedidos e compras?​

Cada empresa precisa ter exatamente um plano marcado como Padrão pedidos e outro como Padrão compras. Esses dois planos são usados automaticamente como sugestão quando você cria uma conta a receber a partir de um pedido de venda (Padrão pedidos) ou uma conta a pagar a partir de uma compra/recebimento (Padrão compras). Você pode mudar o plano sugerido na hora de salvar a conta, mas o padrão evita preenchimento manual recorrente.

Ao ativar o switch Padrão pedidos (ou Padrão compras) num plano novo, o plano anteriormente marcado é automaticamente desmarcado — só pode existir um padrão por categoria, por empresa.

Nos pedidos de venda, o Plano de contas do tipo de pedido (cadastro em Financeiro → Tipo Pedido) tem prioridade sobre o Padrão pedidos. Quando esse campo está preenchido, é o plano do tipo de pedido que vem sugerido nos pagamentos do pedido e que o sistema usa quando o pagamento chega sem plano. O Padrão pedidos só entra quando o tipo de pedido não tem plano.

Para que servem os códigos de referência (externo, interno, reduzido)?​

São códigos opcionais que ajudam a integrar o plano de contas do idworks com sistemas externos ou com a contabilidade da empresa:

  • Cód. externo — código de referência para integrações com sistemas terceiros (ERPs, contabilidade externa, planilhas). Quando preenchido, ele é exibido como prefixo do nome do plano nas telas (ex.: 1.01.001-Aluguel).
  • Cód. interno — código de referência interno (por exemplo, o código da contabilidade da própria empresa).
  • Cód. interno reduzido — versão curta do código interno, útil para sistemas ou relatórios com limite de caracteres.

Os códigos externo e interno precisam ser únicos entre os planos ativos da empresa — não dá para cadastrar dois planos com o mesmo código.

Para que serve o campo Usar em?​

O campo Usar em decide em que telas o plano aparece para ser escolhido num lançamento:

  • Contas a pagar — o plano aparece só nas telas que geram contas a pagar: Contas a Pagar (inclusive a Nova Despesa), Pedido de Compra, Recebimento, CTe, GNRE e o plano padrão em Fornecedores.
  • Contas a receber — o plano aparece só nas telas que geram contas a receber: Contas a Receber (inclusive a Nova Receita) e os pagamentos de Pedidos e de Listar NF Serviço.
  • Ambos — o plano aparece nos dois lados. Todos os planos começam assim, então nada some das telas até você configurar.

Num plano filho, a terceira opção se chama Seguir a conta superior e usa o mesmo lado do pai — o nome da opção mostra qual é, por exemplo Seguir a conta superior (Contas a pagar). Por isso basta marcar os planos raiz, como Receitas em Contas a receber e Despesas em Contas a pagar, que os filhos acompanham. A exceção se marca no próprio filho: Impostos sobre vendas, debaixo de Receitas, pode ficar em Contas a pagar. Na lista, a coluna Usar em mostra o lado de cada plano, com (herdado) quando ele vem do plano superior.

Nas Regras de Conciliação Bancária, a lista de planos segue o Tipo transação da regra: Crédito mostra os planos de contas a receber e Débito os de contas a pagar. Trocar o tipo limpa o plano escolhido quando ele não serve para o novo lado. O Tipo Pedido continua mostrando todos os planos, porque atende vendas e devoluções.

O plano marcado como Padrão pedidos não pode ficar só em Contas a pagar, e o Padrão compras não pode ficar só em Contas a receber. Ao salvar, o sistema avisa: O plano PADRÃO PEDIDOS entra nas contas a receber dos pedidos e não pode ser usado só em Contas a pagar (ou a versão de compras).

Contas já lançadas não mudam: um título antigo continua com o plano que tinha, mesmo que esse plano passe a ser do outro lado.

Para que serve o campo Classificação?​

O campo Classificação define em que bloco da DRE entram os títulos lançados no plano. Ele não tem relação com o Usar em: o Usar em decide em que telas o plano aparece para ser escolhido; a Classificação decide onde o valor cai na DRE. Um plano pode estar em Contas a pagar e ser classificado como Despesa fixa, por exemplo.

As opções aparecem em grupos:

  • Contas de resultado (entram na DRE) — Receita de produto, Receita de serviço, Deduções da receita, Custo, Despesa variável, Despesa fixa, Depreciação e amortização, Resultado financeiro, Outros resultados e Impostos sobre o lucro. Essas somam no resultado.
  • Contas patrimoniais (fora do resultado) — Ativo, Passivo e Patrimônio. Aparecem na DRE na seção Fora do resultado (não soma) (quando há títulos nelas), só para conferência, sem somar.
  • Outras classificações — só aparece se existir alguma opção fora dos dois grupos acima.

Ao passar o mouse sobre cada opção, um balão explica quando usá-la. O ícone ? ao lado do nome do campo traz a ajuda completa: o critério de cada classificação e, para a maioria, em que subtotal da DRE ela entra.

Os casos que mais confundem:

  • Compra de mercadoria para revenda, matéria-prima e embalagem vão em Ativo, não em Custo: elas entram no estoque, e o custo aparece na DRE (com data base Competência) quando o item sai na venda: a mercadoria pelo CMV e a embalagem de envio em Embalagens (estoque), na Despesa variável. Classificar a compra de mercadoria em Custo, ou a de embalagem em Despesa variável, conta o mesmo valor duas vezes.
  • Custo é o gasto direto que não passa pelo estoque: serviço terceirizado, mão de obra direta, frete de compra pago à parte (CT-e).
  • Impostos sobre a venda (ICMS, PIS, COFINS, ISS) e o DAS do Simples vão em Deduções da receita. IRPJ e CSLL vão em Impostos sobre o lucro.
  • Empréstimo: a entrada do dinheiro e o pagamento do principal das parcelas vão em Passivo; os juros, em Resultado financeiro.
  • Aporte de capital e distribuição de lucros vão em Patrimônio.

Herança da conta superior. Num plano filho, deixe o campo vazio para herdar a classificação do plano superior: o campo mostra Herdada: seguido do nome dela (ou só Herdar da conta superior, quando a tela ainda não sabe qual é, como logo depois de trocar o plano superior). Por isso basta classificar os planos de cima, como Despesas fixas, que os filhos acompanham. O filho também pode ter classificação própria, diferente da do superior — escolha no próprio filho.

Sem classificação. Um plano sem classificação própria nem herdada mostra no campo Sem classificação (fica fora do resultado). Os títulos dele aparecem na DRE no bloco Sem classificação, fora do resultado.

Na lista, a coluna Classificação mostra a de cada plano. Quando ela vem do plano superior, aparece (herdada) ao lado; passando o mouse, a tela lembra que, para mudar só aquele plano, basta editá-lo e escolher outra classificação. Plano sem nenhuma aparece como Sem classificação, em cinza.

Editar outros dados do plano, como o nome ou os códigos, não mexe na classificação gravada.

Como cadastrar um plano de contas?​

Acesse Financeiro → Plano de Contas e clique em Novo Plano de Contas no canto superior direito. No formulário:

  1. Conta — quando a empresa tem mais de uma cadastrada, selecione qual deve receber o novo plano.
  2. Plano de conta superior — opcional. Deixe vazio para criar um plano raiz; ou selecione um plano pai existente para criar um filho.
  3. Nome plano de conta — descrição do plano, com até 100 caracteres. Não pode ser igual à descrição do plano pai.
  4. Classificação — opcional. Define em que bloco da DRE entram os títulos do plano; num filho, vazio herda a do plano superior. Veja Para que serve o campo Classificação?.
  5. Cód. externo, Cód. interno, Cód. interno reduzido — opcionais, com até 45 caracteres cada.
  6. Usar em — em que telas o plano aparece: Contas a pagar, Contas a receber ou Ambos (num plano filho, Seguir a conta superior). Veja Para que serve o campo Usar em?.
  7. Padrão pedidos / Padrão compras — ative se quiser que este seja o plano sugerido automaticamente nesses fluxos (desmarca o plano anterior).

Clique em Salvar.

Quais campos são obrigatórios ao cadastrar?​

São obrigatórios:

  • Nome plano de conta — descrição do plano.

Quando a empresa tem mais de uma conta cadastrada, Conta também é obrigatório. Os demais campos (Plano de conta superior, Classificação, Cód. externo, Cód. interno, Cód. interno reduzido, Usar em, Padrão pedidos, Padrão compras) são opcionais.

Os campos de texto têm tamanho máximo, e o formulário para de aceitar letras ao chegar nele:

CampoLimite
Nome plano de conta100 caracteres (o campo mostra a contagem enquanto você digita)
Cód. externo45 caracteres
Cód. interno45 caracteres
Cód. interno reduzido45 caracteres

Como adicionar um plano filho a partir de um pai existente?​

Há duas formas:

  • A partir do pai (mais rápido): na lista, localize o plano pai e clique no ícone + (Adicionar Plano de Contas Filho) na coluna de ações. O formulário abre com o Plano de conta superior já preenchido com o pai escolhido (bloqueado para edição) — basta preencher o nome e salvar.
  • Pelo botão Novo Plano de Contas: abra o formulário, selecione manualmente o pai no campo Plano de conta superior e salve.

Os dois caminhos resultam no mesmo cadastro.

Como importar vários planos de contas de uma vez por planilha?​

A importação em massa é feita pelo botão Mais Ações → Importar arquivo dentro da própria tela. Uma janela menor abre permitindo:

  1. Selecionar a Conta que receberá os planos (quando há mais de uma cadastrada).
  2. Baixar o modelo da planilha com as colunas certas.
  3. Preencher uma linha por plano com:
    • CÓD. REFERÊNCIA PLANO SUPERIOR (opcional) — o cód. externo do plano pai; deixe em branco para criar um plano raiz.
    • * CÓD. REFERÊNCIA (obrigatório) — o código externo do plano novo. Não pode repetir.
    • * NOME PLANO DE CONTA (obrigatório) — a descrição do plano.
  4. Enviar a planilha e clicar em Processar.

O sistema processa linha a linha e mostra o resultado de cada uma — quais foram importadas com sucesso e quais tiveram erro (por exemplo, código já existente ou pai não encontrado).

A linha com texto maior que o permitido é barrada antes de gravar: o nome aceita até 100 caracteres e o código de referência até 45. A mensagem diz quanto passou, por exemplo NOME PLANO DE CONTA com mais de 100 caracteres (tem 112) ou CÓD. REFERÊNCIA com mais de 45 caracteres (tem 50). Espaços no fim da célula não contam, então uma planilha exportada de outro sistema que completa o campo com espaços não é recusada por isso.

Pré-requisito: privilégio Criar plano de contas.

Como editar um plano de contas?​

Na lista, dê duplo clique sobre o plano (ou clique no ícone de edição na coluna de ações). O mesmo formulário de cadastro abre com os dados preenchidos. Altere o que precisar e clique em Salvar.

A Conta e o vínculo com o pai (quando aberto pelo botão + Adicionar Plano de Contas Filho) não são editáveis no fluxo de edição padrão.

Pré-requisito: privilégio Editar plano de contas.

Como mudar um plano de contas de pai?​

No modo de edição, mude o campo Plano de conta superior para o novo pai (ou limpe o campo para transformar o plano em raiz) e salve. O plano e todos os seus filhos passam a aparecer sob o novo pai. Não é permitido escolher o próprio plano como pai dele mesmo — o sistema avisa quando isso acontece.

Como definir um novo plano como padrão de pedidos ou compras?​

No formulário (criação ou edição), ative o switch Padrão pedidos (ou Padrão compras) para Sim. Ao salvar, o plano anteriormente marcado como padrão na empresa é automaticamente desmarcado — só pode existir um padrão de cada tipo por empresa.

Não dá para deixar a empresa sem um padrão: tanto desmarcar o padrão atual via edição quanto excluir (ícone de lixeira) o plano que é o padrão são operações bloqueadas, com o aviso É preciso ter um plano de contas padrão para pedido (ou para compras). Para trocar de padrão, marque primeiro o novo, depois (se quiser) edite ou exclua o antigo — ele já estará desmarcado.

Como expandir e recolher os planos de contas?​

No topo da tela, use os botões Expandir tudo (mostra todos os níveis) e Recolher tudo (mostra só os planos raiz). Você também pode clicar na seta ao lado do nome de cada plano para expandir/recolher só aquele ramo.

Como excluir um plano de contas?​

Na lista, clique no ícone de lixeira na coluna de ações do plano desejado. Confirme a exclusão. O plano é inativado (não removido fisicamente do banco) — assim, contas a pagar/receber antigas que já estavam vinculadas a ele continuam mostrando o nome do plano nos relatórios.

Pré-requisito: privilégio Deletar plano de contas.

Por que não consigo excluir um plano de contas?​

A exclusão é bloqueada em cinco situações:

  1. O plano é o padrão de pedidos ou de compras — o sistema mostra a mensagem É preciso ter um plano de contas padrão para pedido. Definir outro plano como padrão antes de excluir (ou a versão para compras). Marque outro plano como Padrão pedidos/Padrão compras primeiro — o atual é desmarcado automaticamente — e depois exclua.
  2. O plano tem filhos ativos — o sistema mostra a mensagem Remover o plano de conta filho antes de excluir o pai. Remova primeiro cada filho (de baixo para cima) e depois o pai.
  3. O plano está em uso na parametrização de GNRE — quando o plano está selecionado em Configurações → Parametrizações → GNRE → Plano de contas para criar contas a pagar, a exclusão é bloqueada. Mensagem: Plano de contas está na parametrização da empresa. Remover a parametrização antes de excluir o documento. Limpe a parametrização (ou troque por outro plano) antes de excluir.
  4. O plano está em uma regra de conciliação bancária — quando o plano está no campo Plano de contas de alguma regra em Financeiro → Regras de Conciliação Bancária, a exclusão é bloqueada, porque a regra usa esse plano nos títulos que cria sozinha ao importar o extrato. Mensagem: Plano de contas está vinculado a uma regra de conciliação bancária. Trocar o plano da regra ou removê-la antes de excluir. Vale também para regras desativadas. Abra a regra, escolha outro plano e salve (ou remova a regra) e depois exclua o plano.
  5. O plano está em um tipo de pedido — quando o plano está no campo Plano de contas de um tipo de pedido em Financeiro → Tipo Pedido, a exclusão é bloqueada, porque o tipo de pedido passa esse plano para os pagamentos dos pedidos. Mensagem: Plano de contas está vinculado a um tipo de pedido. Trocar ou remover o plano do tipo de pedido antes de excluir. Abra o tipo de pedido, troque o plano ou deixe o campo vazio, salve e depois exclua o plano. Tipos de pedido já excluídos não contam.

Para descobrir quais regras ou tipos de pedido usam o plano, confira a coluna Plano de contas na lista de cada uma dessas telas.

Por que aparece o aviso "É preciso ter um plano de contas padrão"?​

Cada empresa tem que ter, a todo momento, um plano marcado como Padrão pedidos e outro como Padrão compras. O aviso aparece quando uma operação deixaria a empresa sem um dos padrões:

  • Ao editar o plano que hoje é o padrão e tirar essa marcação sem ter marcado outro plano antes — mensagens É preciso ter um plano de contas padrão para pedido / para compras.
  • Ao excluir (lixeira) o plano que é o padrão atual — a mensagem ainda orienta: Definir outro plano como padrão antes de excluir.

Para trocar de padrão, abra primeiro o novo plano desejado, ative o switch correspondente e salve — ao fazer isso, o sistema desmarca o antigo automaticamente. Depois disso, a edição ou exclusão do plano antigo é liberada.

Por que não consigo cadastrar com o mesmo código de referência?​

Os campos Cód. externo e Cód. interno são únicos por empresa (entre os planos ativos). Se você tentar salvar um plano com um código que já existe, o sistema bloqueia com uma das mensagens:

  • Já existe um plano com o mesmo cód. referência externo
  • Já existe um plano com o mesmo cód. referência interno

Verifique se o código não está sendo reusado em outro plano cadastrado. Quando um plano é excluído (inativado), o código fica liberado e pode ser reutilizado em um plano novo.

Por que um plano de contas não aparece na conta a pagar ou a receber?​

Confira, nesta ordem:

  1. O Usar em do plano é do outro lado. Um plano em Contas a receber não aparece nas telas de contas a pagar, e vice-versa. Veja o lado na coluna Usar em da lista; se aparecer (herdado), ele vem do plano superior. Edite o plano e escolha o lado certo. Um plano filho que segue a conta superior fica do lado dela: para mudar só esse plano, escolha o lado no próprio filho; para ele aparecer nos dois lados, o plano superior precisa estar em Ambos.
  2. O plano tem filhos. Os lançamentos só aceitam o último nível; o plano pai aparece como grupo, sem poder ser escolhido. Um pai cujos filhos são todos do outro lado nem aparece.
  3. O plano foi excluído. Planos excluídos saem de todas as listas de escolha.

Boas práticas para o plano de contas​

Uma árvore bem montada deixa o Fluxo de Caixa e os relatórios financeiros legíveis e evita travas na hora de lançar ou excluir:

  • Lance sempre na folha, nunca no pai. Ao criar uma conta a pagar ou a receber, escolha o último nível (ex.: Aluguel), não a categoria geral (ex.: Despesas Operacionais). Os pais servem só para agrupar visualmente — lançar no pai some o valor da quebra detalhada dos relatórios.
  • Quebre as categorias gerais em filhos. Em vez de um único Despesas Operacionais, crie filhos como Aluguel, Energia, Internet — assim você enxerga onde o dinheiro vai, mês a mês, no Fluxo de Caixa, e ainda pode expandir ou recolher cada ramo conforme a necessidade.
  • Marque o Usar em nos planos raiz. Com Receitas em Contas a receber e Despesas em Contas a pagar, os filhos acompanham e cada tela mostra só os planos que fazem sentido nela. Deixe em Ambos o que é usado dos dois lados, como transferências e empréstimos, e marque à parte as exceções, como Impostos sobre vendas em Contas a pagar.
  • Classifique os planos de cima e deixe os filhos herdarem. Com a Classificação nos planos superiores, a DRE fica montada sem precisar classificar plano por plano; classifique no filho só as exceções. Confira na coluna Classificação se sobrou algum plano em Sem classificação: os títulos dele ficam fora do resultado.
  • Garanta sempre um Padrão pedidos e um Padrão compras. Esses dois planos viram a sugestão automática ao gerar contas a partir de pedidos de venda e de compras — sem eles preenchidos, todo lançamento exige escolher o plano à mão. Para trocar de padrão, marque primeiro o novo: o antigo é desmarcado sozinho. O sistema protege essa regra — não deixa desmarcar nem excluir o plano que é o padrão atual sem outro no lugar.
  • Use os códigos de referência se você integra com a contabilidade. Preencher Cód. externo e Cód. interno liga o plano ao seu ERP ou à contabilidade da empresa. Eles são únicos por empresa — se der erro de código repetido, é porque o mesmo já está em outro plano.
  • Remova os filhos de baixo para cima antes de excluir o pai. A exclusão de um plano com filhos ativos é bloqueada. Inative cada filho primeiro e depois o pai — tentar pelo pai só mostra o aviso de remover o filho antes.
  • Antes de excluir, confira onde o plano está em uso. A exclusão é barrada se o plano estiver na parametrização de GNRE, em alguma regra de conciliação bancária (mesmo desativada) ou em um tipo de pedido. Troque o plano nesses cadastros primeiro.
  • Saiba que excluir só inativa. O plano some das listas, mas os títulos antigos vinculados a ele continuam mostrando o nome nos relatórios — o histórico fica preservado.

Privilégios da tela​

Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente fica desabilitada na tela.

PrivilégioLibera
Visualizar plano de contasAcesso à tela e à árvore de planos de contas.
Criar plano de contasCadastrar um plano novo (botão Novo Plano de Contas, ação + Adicionar Plano de Contas Filho e importação por planilha).
Editar plano de contasAlterar planos já cadastrados (incluindo definir/remover o padrão).
Deletar plano de contasInativar planos (lixeira na linha).
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