Fornecedores
A tela de Fornecedores centraliza o cadastro de todas as pessoas físicas e jurídicas com quem a empresa faz negócio — fornecedores de produto, transportadoras, prestadores de serviço, governo, pessoal e outros. A partir dela você cadastra novos fornecedores, edita os existentes (em uma tela própria com todos os campos do cadastro, dividida em abas), anexa um logotipo, mantém uma lista de contatos por fornecedor, define o rateio padrão de centros de custo para os títulos gerados a partir dele e organiza o catálogo por categoria.
A tela tem um modo de visualização único, em lista. Ações em lote — Importar planilha, Imprimir Etiquetas e Remover Selecionados — ficam no menu Mais Ações, acessível quando uma ou mais linhas estão selecionadas. O cadastro de um novo fornecedor é feito em dois passos: primeiro um formulário rápido (Conta, Categoria, Nome/razão social, CPF/CNPJ) para criar o registro; depois o sistema abre a aba de detalhe, onde você completa endereço, banco, contatos, plano de contas padrão e — se for transportadora — os parâmetros logísticos.
Configurações específicas que mudam o comportamento — como impedir cadastro duplicado pelo CPF/CNPJ, restringir o que cada usuário enxerga por categoria, ou exibir o documento no seletor de fornecedor — ficam em Configurações → Parametrizações e estão resumidas no final desta página.
Índice
Conceito
- O que é a tela de Fornecedores?
- Qual a diferença entre Fornecedor e Transportadora?
- O que é a Categoria do fornecedor?
- O que muda quando o CPF/CNPJ é informado no cadastro?
Cadastro e edição
- Como cadastrar um novo fornecedor?
- Quais campos são obrigatórios ao cadastrar?
- Como editar o cadastro de um fornecedor já existente?
- Quais informações ficam em cada aba da tela de edição?
- Como subir ou trocar o logotipo do fornecedor?
- Como cadastrar contatos do fornecedor?
- Como definir o rateio padrão de centros de custo do fornecedor?
- Como definir o plano de contas padrão do fornecedor?
- Como importar vários fornecedores de uma vez por planilha?
Busca e visualização
Ações em lote (Mais Ações)
- Como imprimir etiquetas de endereço para vários fornecedores?
- Como remover vários fornecedores selecionados?
Regras de negócio
- Como excluir um fornecedor?
- Por que o fornecedor "sumiu" mas a conta a pagar ainda mostra o nome dele?
Configurações
- Como impedir o cadastro de um fornecedor com CPF/CNPJ já existente?
- Como restringir a visualização de fornecedores por categoria por usuário?
- Como mostrar o CPF/CNPJ ao lado do nome nos seletores de fornecedor?
Referência rápida
O que é a tela de Fornecedores?
É a tela onde você cadastra e mantém todas as pessoas físicas e jurídicas com quem a empresa se relaciona — fornecedor de produto, transportadora, prestador de serviço, funcionário (pessoal), órgão público (governo), produtor de insumo, operador logístico e outros tipos. Cada cadastro fica disponível para seleção nas telas que precisam apontar uma contraparte: contas a pagar, pedido de compra, recebimento, devolução, cotação de frete e outras.
📍 Onde: menu lateral → Cadastro → Fornecedores.
Qual a diferença entre Fornecedor e Transportadora?
No idworks os dois usam o mesmo cadastro: o que diferencia é o Tipo de Fornecedor da categoria a que ele pertence. Categorias com tipo Transportadora (ou Transportadora P/ Devoluções) habilitam, na tela de edição, a aba Config. Transportadora e outras abas próprias de logística (Tabela Frete, Histórico Etiquetas) — onde você cadastra modalidade, gateway, ICMS, cubagem, prazo adicional, leilão de frete, etiqueta padrão, e-mail de coleta etc.
Quando você cria um fornecedor com categoria de tipo Produto, Serviço, Pessoal ou outro, essas abas de transportadora ficam ocultas — o cadastro é mais simples.
O que é a Categoria do fornecedor?
É o grupo em que o fornecedor é classificado — por exemplo "Fornecedor de Embalagem", "Transportadora", "Prestador de Serviço". Cada categoria pertence a um Tipo de Fornecedor (lista fixa: Produto, Transportadora, Serviço, Pessoal, Insumo, Governo, Transportadora P/ Devoluções, Operador logístico, Outros). A categoria define o que aparece em filtros nas telas de Pedido de Compra, Recebimento e Contas a Pagar/Receber, e controla quais usuários veem quais fornecedores quando a parametrização de restrição por categoria está ativa.
Para gerenciar as categorias, acesse Cadastro → Categoria Fornecedores — é uma tela separada com as opções de cadastrar, editar e excluir categorias.
O que muda quando o CPF/CNPJ é informado no cadastro?
Para CNPJ com 14 dígitos, o idworks tenta consultar automaticamente a base pública da Receita Federal e preenche sozinho os seguintes campos no cadastro: razão social, nome fantasia, endereço completo (logradouro, número, complemento, bairro, cidade, UF, CEP), telefone, e-mail, inscrição estadual e data de início de atividade. Qualquer valor que você tenha digitado nesses campos é sobrescrito pela informação oficial.
A consulta tem 5 segundos de timeout — se a Receita não responder a tempo (sistema indisponível, CNPJ inválido), o cadastro avança com o que você digitou.
Para CPF (11 dígitos), a consulta automática não acontece — todos os campos precisam ser informados manualmente.
A parametrização Bloquear cadastro duplicado de fornecedor (quando ativa) impede salvar um novo fornecedor cujo CPF/CNPJ já exista em outro cadastro ativo da mesma conta.
Como cadastrar um novo fornecedor?
O cadastro é feito em dois passos.
Passo 1 — Cadastro rápido
Acesse Cadastro → Fornecedores e clique em Novo Fornecedor. Na janela, informe:
- Conta (apenas quando a empresa tem mais de uma conta cadastrada).
- Categoria fornecedor — escolha na lista (ex.: "Fornecedor de Embalagem", "Transportadora SP").
- Nome / razão social — nome completo (PF) ou razão social (PJ).
- CPF / CNPJ — opcional, mas quando informado e for CNPJ válido, o sistema vai preencher endereço e demais dados sozinho.
Clique em Salvar. O fornecedor é criado e o sistema abre a aba de detalhe.
Passo 2 — Completar o cadastro
Na aba que abriu, complete:
- Aba Geral — endereço, dados bancários (banco, agência, conta, Pix), telefone, e-mail, observações.
- Aba Config. Transportadora (só para transportadoras) — modalidade, gateway, ICMS, cubagem, prazo adicional, leilão de frete, etc.
- Aba +Info Fornecedor — outros dados (estado civil, identidade, PIS).
- Aba Centro de Custo — rateio padrão de centros de custo para títulos gerados deste fornecedor (somar 100%).
Salve a aba e o cadastro estará pronto.
Cadastros que você precisa ter antes
- Categoria Fornecedor — em Cadastro → Categoria Fornecedores. Sem ao menos uma categoria, o passo 1 não pode ser concluído.
- Plano de Contas (opcional) — em Financeiro → Plano de Contas. Usado para preencher o plano de contas padrão dos títulos a pagar/receber do fornecedor.
- Centro de Custo (opcional) — em Financeiro → Centro de Custo. Usado para o rateio padrão.
Pré-requisito: privilégio Criar fornecedor.
Quais campos são obrigatórios ao cadastrar?
No formulário rápido (Passo 1), os obrigatórios são:
- Conta (apenas quando a empresa tem mais de uma).
- Categoria fornecedor.
- Nome / razão social.
O CPF / CNPJ é opcional, mas quando informado é checado contra a parametrização de duplicidade. Endereço, banco, contatos e centros de custo ficam para a aba de detalhe e podem ser preenchidos depois.
Como editar o cadastro de um fornecedor já existente?
Na lista de Cadastro → Fornecedores, clique no ícone de editar (lápis) na linha desejada ou dê um duplo clique na linha. O sistema abre o cadastro completo em uma aba nova, organizado em abas (Geral, Config. Transportadora, etc.). Faça as alterações e clique em Salvar no rodapé.
A edição funciona apenas para fornecedores das contas que o usuário tem permissão de acessar — quando a conta não pertence à lista do usuário, o ícone de editar fica desabilitado.
Pré-requisito: privilégio Editar fornecedor.
Quais informações ficam em cada aba da tela de edição?
A tela de edição é dividida em abas:
| Aba | Conteúdo |
|---|---|
| Geral | Identificação (categoria, tipo, nome, fantasia, CPF/CNPJ, inscrições, telefone, e-mail), endereço completo, banco (código Febraban, agência, conta, tipo de conta, Pix), dados de compra (plano de contas padrão, lead time, confiabilidade) e o logotipo. |
| Config. Transportadora | Aparece apenas para categorias do tipo Transportadora ou Transportadora P/ Devoluções. Tipo de transportadora, modalidade, gateway de cotação, leilão de frete (sim/não + multa), ICMS incluso, cubagem (kg/m³), prazo adicional, hora-limite de coleta, etiqueta padrão, e-mail de envio do romaneio, limite de pedidos por coleta, declaração de conteúdo por UF. |
| Tabela Frete | Aparece apenas para transportadoras. Upload da tabela de frete (modelo idworks, Intelipost ou Correios) e histórico dos uploads. |
| Histórico Etiquetas | Aparece apenas para tipos de transportadora específicos (Correios, Loggi, J&T e outros). Registro das etiquetas geradas para esta transportadora. |
| +Info Fornecedor | Dados complementares (estado civil, identidade, PIS, observações, integração da empresa associada). |
| Contas a Pagar | Atalho para a lista de contas a pagar filtrada por este fornecedor. |
| Centro de Custo | Rateio padrão de centros de custo aplicado em novos títulos gerados deste fornecedor. |
Como subir ou trocar o logotipo do fornecedor?
Na aba Geral, na área do logotipo, clique em Carregar imagem (ou arraste o arquivo para a área indicada). Aceita imagem PNG ou JPG. O sistema sobe o arquivo para o servidor do idworks e o logotipo passa a aparecer na lista de fornecedores e em telas que mostram a marca da transportadora.
Para trocar, repita o processo — o novo arquivo sobrescreve o anterior. Para transportadoras sem logotipo próprio cadastrado, o sistema mostra automaticamente o logotipo padrão do Tipo de Transportadora (Correios, J&T, Loggi etc.).
Como cadastrar contatos do fornecedor?
Cada fornecedor pode ter vários contatos (gerente comercial, financeiro, suporte técnico, etc.). Na aba Geral, abra o cartão Contatos e clique em Novo Contato. Para cada contato informe:
- Nome — nome completo da pessoa.
- E-mail — opcional.
- Telefone — opcional.
- Responsabilidade — opcional (ex.: Comercial, Financeiro, Logística).
Clique em Salvar. O contato aparece na tabela. Para editar, clique no lápis na linha; para remover, clique no ícone de lixeira.
Como definir o rateio padrão de centros de custo do fornecedor?
Na tela de edição do fornecedor, acesse a aba Centro de Custo. Adicione um ou mais centros, informando para cada um o percentual que deve ser alocado — a soma precisa fechar em 100%. Salve.
A partir desse momento, toda conta a pagar nova gerada para este fornecedor já nasce com o rateio aplicado automaticamente. Para alterar ou remover o rateio, refaça a configuração na mesma aba (enviar a lista vazia remove o rateio padrão).
Cadastros que você precisa ter antes
- Centro de Custo — em Financeiro → Centro de Custo.
Como definir o plano de contas padrão do fornecedor?
Na aba Geral, há um seletor Plano de contas. Escolha o plano (ex.: "Compras de Produtos", "Despesas Operacionais") e salve. Toda nova conta a pagar gerada para este fornecedor — seja cadastrada manualmente, importada por planilha ou gerada via pedido de compra/recebimento — usa esse plano como sugestão padrão.
Cadastros que você precisa ter antes
- Plano de Contas — em Financeiro → Plano de Contas.
Como importar vários fornecedores de uma vez por planilha?
Na tela Cadastro → Fornecedores, clique em Mais Ações → Importar planilha. Na janela, clique em Baixar modelo para obter a planilha Excel com as colunas certas e exemplos de preenchimento. Cada linha vira um fornecedor.
São obrigatórias as colunas:
- CONTA — subdomínio da conta (
AccountName). - CATEGORIA FORNECEDOR — identificador da categoria já cadastrada.
- TIPO (1) PF, (2) PJ —
1para pessoa física,2para pessoa jurídica. - NOME / RAZÃO SOCIAL.
As demais colunas (nome fantasia, CPF/CNPJ, e-mail, telefone, endereço completo, banco, contatos, observações) são opcionais. Quando o CPF/CNPJ informado for um CNPJ válido, o sistema também faz a consulta automática à Receita para preencher endereço, telefone e demais dados sociais.
Envie a planilha e clique em Processar. O sistema processa linha a linha em tempo real, mostrando uma tabela com o status de cada uma (importada, com erro de validação, ou erro inesperado) — o resultado pode ser exportado como planilha ao fim.
Os cadastros de categoria de fornecedor precisam existir antes da importação. Linhas com categoria inexistente, tipo inválido ou conta desconhecida são marcadas como erro e puladas.
Pré-requisito: privilégio Criar fornecedor.
Como buscar e filtrar fornecedores?
Na tela principal, use a caixa de busca no topo para procurar por nome, e-mail, CPF/CNPJ ou id. A busca aceita combinações — letras viram filtro de nome/e-mail e dígitos viram filtro de CPF/CNPJ/id.
Para filtros estruturados, abra o painel de filtros à direita (quando disponível) e escolha por Categoria, Tipo de fornecedor (Produto, Transportadora, etc.) ou opção Leilão de frete (transportadoras que participam de cotação automática). Clique em Aplicar.
Quando a parametrização Permitir visualizar registros apenas fornecedores vinculados ao usuário está ativa e o usuário tem categorias vinculadas no seu cadastro, ele enxerga somente fornecedores dessas categorias — independente dos filtros aplicados.
Como imprimir etiquetas de endereço para vários fornecedores?
Selecione os fornecedores na lista (caixas à esquerda das linhas) e clique em Mais Ações → Imprimir Etiquetas. O sistema gera as etiquetas no formato ZPL configurado (mesma rotina usada para etiquetas de produtos e pedidos) e envia para impressão. Útil para preparar correspondência em massa.
Como remover vários fornecedores selecionados?
Selecione os fornecedores na lista e clique em Mais Ações → Remover Selecionados. Confirme a mensagem e o sistema inativa todos os selecionados em sequência. As mesmas regras de exclusão individual valem — fornecedores que têm contas a pagar/receber vinculadas ficam inativos com SupplierStatus=2 para preservar o histórico.
Pré-requisito: privilégio Deletar fornecedor.
Como excluir um fornecedor?
Na lista, clique no ícone de lixeira na linha do fornecedor e confirme a janela "Confirma remover 'SupplierStatus = 0) e some das listas e seletores, mas o registro não é apagado fisicamente.
Quando o fornecedor já teve algum título a pagar/receber lançado, o SupplierStatus passa para 2 (em vez de 0) — isso garante que o nome e os dados continuem disponíveis para consulta nos títulos antigos, mas o fornecedor não aparece mais para novos lançamentos.
Pré-requisito: privilégio Deletar fornecedor.
Por que o fornecedor "sumiu" mas a conta a pagar ainda mostra o nome dele?
Porque a exclusão é lógica, não física. Quando o fornecedor é excluído pela tela, o cadastro recebe SupplierStatus = 0 (nunca teve título) ou SupplierStatus = 2 (tinha histórico financeiro). Em ambos os casos ele some da lista de Fornecedores e dos seletores em cadastros novos, mas os dados continuam no banco — os títulos existentes continuam apontando para o registro original.
Para "ressuscitar" o fornecedor (reativá-lo), entre em contato com o suporte; pela tela não há ação de reativar.
Como impedir o cadastro de um fornecedor com CPF/CNPJ já existente?
Ative a parametrização Bloquear cadastro duplicado de fornecedor. Acesse Configurações → Parametrizações → Fornecedor, ative a parametrização e salve. A partir desse momento, qualquer tentativa de cadastrar um novo fornecedor (ou alterar o CPF/CNPJ de um existente) que resulte em documento repetido na mesma conta é bloqueada com a mensagem Já existe um fornecedor com esse CPF/CNPJ.
Útil para evitar registros em duplicidade quando vários usuários cadastram fornecedores em paralelo.
Como restringir a visualização de fornecedores por categoria por usuário?
Use a parametrização Permitir visualizar registros apenas fornecedores vinculados ao usuário. Quando ativa, cada usuário enxerga apenas os fornecedores cuja categoria está vinculada ao cadastro daquele usuário. Usuários sem categorias vinculadas continuam vendo tudo.
Para configurar: acesse Configurações → Parametrizações → Governança, ative a parametrização e salve. Em seguida, vincule as categorias de fornecedor desejadas no cadastro de cada usuário em Configurações → Usuários.
A regra também vale para as telas de Contas a Pagar, Contas a Receber, Pedido de Compra e Recebimento — uma vez vinculadas as categorias ao usuário, a restrição passa a valer em todo o sistema.
Como mostrar o CPF/CNPJ ao lado do nome nos seletores de fornecedor?
Ative a parametrização Mostrar documento no campo fornecedor. Acesse Configurações → Parametrizações → Fornecedor, ative a parametrização e salve. A partir desse momento, todo seletor de fornecedor (lista de Contas a Pagar, Pedido de Compra, Recebimento, etc.) passa a mostrar o documento junto com o nome, no formato "Razão Social — 12.345.678/0001-00", facilitando a desambiguação quando há fornecedores com nome parecido.
Resumo de parametrizações
Configurações da empresa que afetam esta tela e os fluxos relacionados. Para ativar ou desativar, acesse Configurações → Parametrizações, abra o submenu indicado e habilite ou desabilite a parametrização.
| Parametrização | Submenu | O que muda quando ativada |
|---|---|---|
| Bloquear cadastro duplicado de fornecedor | Fornecedor | Impede salvar um novo fornecedor (ou alterar o CPF/CNPJ de um existente) quando o documento já está cadastrado em outro fornecedor ativo da mesma conta. |
| Mostrar documento no campo fornecedor | Fornecedor | Adiciona o CPF/CNPJ ao lado do nome em todos os seletores de fornecedor do sistema, facilitando a desambiguação. |
| Permitir visualizar registros apenas fornecedores vinculados ao usuário | Governança | Cada usuário enxerga apenas os fornecedores cuja categoria está vinculada ao seu cadastro. Vale também para Contas a Pagar/Receber, Pedido de Compra e Recebimento. |
Privilégios da tela
Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente fica desabilitada na tela.
| Privilégio | Libera |
|---|---|
| Visualizar fornecedor | Acesso à tela de Fornecedores e ao detalhe de cada cadastro. |
| Criar fornecedor | Cadastrar novos fornecedores (botão Novo Fornecedor e importação por planilha). |
| Editar fornecedor | Alterar dados de cadastros existentes. |
| Deletar fornecedor | Excluir fornecedores (individual e em lote). |