Usuários
A tela Usuários é onde você cadastra e gerencia as pessoas que acessam o idworks. Cada usuário tem dados de identificação (nome, e-mail, CPF/CNPJ, telefone), um ou mais perfis de acesso que definem o que ele pode fazer, um status (ativo ou inativo) e configurações opcionais de vendedor (comissão e carteira de clientes). A partir da lista você cria um novo usuário, edita, remove, redefine a senha e ativa a autenticação em dois fatores.
A tela tem uma única visão em lista, com filtro por conta (quando a empresa tem mais de uma) e exportação para planilha em Mais Ações. Ao abrir um usuário para edição, as informações ficam organizadas em abas — dados gerais, empresas e filiais, centros de distribuição, categorias de fornecedor, comissão (para vendedores), registro de alterações e histórico de login.
Algumas configurações que mudam o comportamento da tela ficam em Configurações → Parametrizações e estão resumidas no final desta página.
Índice
Conceito
- O que é a tela Usuários?
- Qual a diferença entre Usuário, Perfil de Acesso e Privilégio?
- O que significa marcar um usuário como Vendedor?
Cadastro e edição
- Como cadastrar um usuário?
- Preciso informar e-mail e CPF/CNPJ?
- Como vincular perfis de acesso a um usuário?
- O que cada aba da ficha do usuário mostra?
- Como vincular empresas, centros de distribuição e categorias de fornecedor?
- Como configurar a comissão de um vendedor?
- Como ativar a autenticação em dois fatores (MFA)?
- Como redefinir a senha de um usuário?
- Como inativar ou reativar um usuário?
Busca e visualização
Regras de negócio
- O que acontece quando removo um usuário?
- Por que não consigo cadastrar dois usuários com o mesmo e-mail ou CPF?
- Onde acompanho as alterações e os acessos de um usuário?
Referência rápida
O que é a tela Usuários?
É o cadastro central de quem usa o idworks na sua empresa. Cada linha da lista é uma pessoa com acesso ao sistema. Pela tela você controla:
- Identificação — nome, e-mail (que também é o login), CPF/CNPJ, telefone e um código externo opcional.
- Acesso — quais perfis de acesso o usuário tem (os perfis definem o que ele pode ver e fazer) e se ele está ativo ou inativo.
- Segurança — autenticação em dois fatores e redefinição de senha.
- Vendas — se a pessoa é vendedor, com limite de desconto, carteira de clientes e regras de comissão.
📍 Onde: menu lateral → Configurações → Usuários.
Qual a diferença entre Usuário, Perfil de Acesso e Privilégio?
São três conceitos encadeados que, juntos, controlam o que cada pessoa enxerga e pode fazer:
| Privilégio | Perfil de Acesso | Usuário | |
|---|---|---|---|
| O que é | A permissão para uma ação específica de uma tela (ex.: Criar usuário, Deletar fornecedor). | Um conjunto nomeado de privilégios que descreve um papel (ex.: Financeiro, Comercial). | A pessoa que faz login no idworks. |
| Quem define | O próprio idworks — é uma lista fixa. | Você, em Configurações → Perfis de Acesso. | Você, nesta tela de Usuários. |
| Como se relacionam | Um privilégio pode estar em vários perfis. | Um perfil reúne muitos privilégios e pode ser vinculado a muitos usuários. | Um usuário pode ter mais de um perfil — recebe a união de todos os privilégios. |
Na prática: você cria os perfis uma vez (na tela de Perfis de Acesso) e, aqui, apenas escolhe quais perfis cada usuário recebe. Basta um perfil habilitar uma ação para o usuário poder executá-la.
O que significa marcar um usuário como Vendedor?
Ativar a opção Vendedor identifica a pessoa como responsável por vendas. Isso libera recursos específicos:
- Limite de desconto (%) — o desconto máximo que o vendedor pode conceder em uma venda.
- Restrição de acesso (carteira) — quando ativada, o vendedor enxerga apenas os clientes e pedidos da sua carteira. Um cliente entra na carteira do vendedor pela ficha do cliente, na aba Vendedor.
- Comissão — aparece a aba Comissão, onde você define o fluxo de comissionamento e as faixas de percentual (detalhes mais abaixo).
Sem a opção Vendedor ativada, esses campos ficam ocultos e a pessoa é tratada como usuário comum.
Como cadastrar um usuário?
- Abra Configurações → Usuários.
- Clique em Novo Usuário.
- Se a sua empresa tem mais de uma conta, selecione a Conta do usuário.
- Preencha o Nome (obrigatório) e informe e-mail e/ou CPF/CNPJ (pelo menos um dos dois é obrigatório).
- Opcional: informe telefone e código externo.
- Em Perfis de acesso, selecione um ou mais perfis que definem o que o usuário poderá fazer.
- Ajuste os opcionais conforme o caso: Status, MFA, Vendedor (com limite de desconto e restrição de acesso).
- Clique em Salvar.
Se você informar um e-mail válido, o sistema envia automaticamente um e-mail de boas-vindas com as instruções de primeiro acesso. As abas adicionais (empresas, centros de distribuição, comissão, etc.) só ficam disponíveis depois que o usuário é salvo, ao editá-lo.
Cadastros que você precisa ter antes:
- Perfis de acesso — crie os perfis em Configurações → Perfis de Acesso antes, para poder vinculá-los ao usuário. Sem nenhum perfil, o usuário acessa o sistema sem permissões.
Pré-requisito: privilégio Criar usuário.
Preciso informar e-mail e CPF/CNPJ?
Você precisa informar pelo menos um dos dois. O comportamento muda conforme o que é preenchido:
- Com e-mail — o e-mail vira o login do usuário e ele recebe um e-mail de boas-vindas com o primeiro acesso.
- Só com CPF/CNPJ — o sistema cria um login interno a partir do documento e não envia e-mail (útil para operadores de caixa que entram só pelo PDV, por exemplo).
- Sem nenhum dos dois — o sistema bloqueia e avisa que e-mail e/ou documento são obrigatórios.
O e-mail precisa ter um formato válido e o CPF/CNPJ precisa ser um número válido — ambos são conferidos no momento de salvar.
Como vincular perfis de acesso a um usuário?
No campo Perfis de acesso da ficha do usuário, selecione um ou mais perfis na lista (é uma seleção múltipla). Os perfis disponíveis são os que existem em Configurações → Perfis de Acesso. Ao salvar, o usuário passa a ter a união dos privilégios de todos os perfis selecionados.
Para trocar os perfis depois, basta editar o usuário, ajustar a seleção e salvar — o conjunto anterior é substituído pelo novo.
Pré-requisito: privilégio Adicionar perfil de acesso usuário.
O que cada aba da ficha do usuário mostra?
Ao editar um usuário, as informações ficam divididas em abas. Algumas só aparecem em situações específicas:
| Aba | O que contém | Quando aparece |
|---|---|---|
| Usuário | Dados gerais, perfis de acesso, status, MFA e opções de vendedor. | Sempre. |
| Empresa | Filial | Empresas e filiais às quais o usuário está vinculado. | Ao editar. |
| Centro de Distribuição | Centros de distribuição que o usuário pode operar. | Ao editar. |
| Cat. Fornecedores | Categorias de fornecedor que o usuário pode acessar. | Ao editar. |
| Comissão | Fluxo de comissionamento e faixas de percentual. | Ao editar, quando o usuário é Vendedor. |
| Logs | Registro das alterações feitas no cadastro do usuário. | Ao editar. |
| Histórico Login | Datas, horários e IPs dos acessos do usuário. | Ao editar. |
| Cat. Técnico | Marca o usuário como técnico e vincula categorias de serviço. | Ao editar, quando a parametrização correspondente está ativa. |
Como vincular empresas, centros de distribuição e categorias de fornecedor?
Esses vínculos restringem onde e com o quê o usuário pode trabalhar e ficam em abas próprias da ficha do usuário (disponíveis ao editar):
- Edite o usuário e abra a aba desejada — Empresa | Filial, Centro de Distribuição ou Cat. Fornecedores.
- Clique em Adicionar (Adicionar Empresa, Adicionar CD ou Adicionar Categoria).
- Selecione um ou mais itens na lista e confirme.
Para remover um vínculo, use a ação de remover na linha correspondente. Esses vínculos são opcionais — quando nenhum é informado, valem as regras gerais de acesso definidas pelos perfis.
Como configurar a comissão de um vendedor?
A aba Comissão só aparece quando o usuário é Vendedor. Nela você define duas coisas: as regras gerais e as faixas de comissão.
Regras gerais:
- Fluxo de comissionamento — quando a comissão é liberada. As opções são:
- Liberação parcial vinculada ao pagamento das parcelas — o vendedor recebe conforme as parcelas da venda são pagas.
- Liberação integral no faturamento — a comissão é liberada por inteiro ao lançar as contas da venda, mesmo sem baixa.
- Liberação integral após o pagamento da primeira parcela.
- Liberação integral após o pagamento da última parcela.
- Excluir cancelados — desconsidera pedidos cancelados no cálculo.
- Excluir devolvidos — desconsidera pedidos devolvidos no cálculo.
Faixas de comissão: clique em Nova Comissão e informe o limite de desconto (%), o percentual de comissão (%), o período de vigência (data início e fim) e, opcionalmente, uma categoria de produto. Você pode cadastrar várias faixas — o sistema aplica a faixa compatível com o desconto praticado na venda e com a categoria do produto.
Como ativar a autenticação em dois fatores (MFA)?
Na aba Usuário, ative a opção MFA (seletor Sim/Não). Com o MFA ativado, depois de informar login e senha o usuário precisa de um segundo código para concluir o acesso. O seletor Tipo MFA define como esse código chega:
- E-mail — o sistema envia um código para o e-mail do usuário a cada login.
- TOTP — o usuário usa um aplicativo autenticador (como Google Authenticator) que gera o código.
O seletor de tipo só fica disponível com o MFA ligado. Ao desligar o MFA, qualquer configuração de aplicativo autenticador do usuário é descartada.
Como redefinir a senha de um usuário?
- Edite o usuário.
- Clique em Redefinir Senha (no rodapé da janela de edição).
- Escolha como gerar a nova senha:
- Aleatória — o sistema gera uma senha forte de 14 caracteres.
- Personalizada — você digita a nova senha.
- Confirme em Redefinir Senha.
A nova senha precisa respeitar as regras de segurança que a empresa tiver definido — por exemplo, tamanho mínimo, exigência de letras maiúsculas, minúsculas, números e caracteres especiais e a proibição de reutilizar as últimas senhas. Se a senha informada não atender a uma dessas regras, o sistema avisa e não conclui a troca.
Pré-requisito: privilégio Resetar senha usuário.
Como inativar ou reativar um usuário?
Na aba Usuário, mude o campo Status para Inativo (para bloquear o acesso) ou Ativo (para liberar) e salve. Um usuário inativo continua no cadastro e no histórico, mas não consegue mais fazer login. A lista mostra usuários ativos e inativos, com a coluna Status indicando a situação de cada um.
O que cada coluna da lista mostra?
| Coluna | Significado |
|---|---|
| Foto | Imagem de perfil do usuário. |
| Nome | Nome completo do usuário. |
| E-mail, que também é o login de acesso. | |
| Perfis de acesso | Perfis vinculados ao usuário (definem o que ele pode fazer). |
| Último acesso | Data e hora do último login. |
| Vendedor | Indica se o usuário é vendedor (Sim/Não). |
| Restrição de acesso | Indica se o vendedor enxerga apenas a própria carteira. |
| % limite desconto | Desconto máximo que o vendedor pode conceder. |
| CPF / CNPJ | Documento do usuário. |
| Telefone | Telefone de contato. |
| Cód. externo | Identificador do usuário em outro sistema. |
| MFA | Indica se a autenticação em dois fatores está ativa. |
| Status | Ativo ou Inativo. |
| Código do usuário | Identificador interno do usuário. |
| Conta | Conta à qual o usuário pertence. |
Como filtrar e exportar a lista de usuários?
A tela traz todos os usuários da conta — ativos e inativos. Quando a empresa tem mais de uma conta, use o filtro Conta para ver apenas os usuários de uma delas.
Para exportar, abra Mais Ações no cabeçalho da lista e escolha Exportar Todos (toda a lista) ou Exportar Selecionados (apenas as linhas marcadas). O sistema gera uma planilha com as colunas visíveis.
O que acontece quando removo um usuário?
Remover desfaz o vínculo do usuário com a conta atual e apaga os perfis de acesso que ele tinha naquela conta. Se a pessoa estiver vinculada a outras contas, o cadastro continua existindo nelas — a remoção vale apenas para a conta em que você está. Por isso, em vez de remover, muitas vezes é mais seguro apenas inativar o usuário, preservando o histórico.
Pré-requisito: privilégio Deletar usuário.
Por que não consigo cadastrar dois usuários com o mesmo e-mail ou CPF?
O e-mail e o CPF/CNPJ são únicos por usuário. Se você tentar cadastrar um e-mail ou documento que já pertence a outro usuário ativo na conta, o sistema bloqueia e avisa.
Há um caso especial: se o e-mail/documento pertence a uma pessoa que já existe no idworks mas não está vinculada à sua conta (ou está inativa), o sistema reaproveita esse cadastro — reativa e vincula a pessoa à sua conta, em vez de criar um registro duplicado. Assim, a mesma pessoa pode trabalhar em mais de uma conta com o mesmo login.
Onde acompanho as alterações e os acessos de um usuário?
Na ficha do usuário (ao editar) há duas abas de acompanhamento:
- Logs — lista cada alteração feita no cadastro do usuário, com quem alterou, a data e o detalhamento do que mudou (valor anterior e novo). Clique na linha para expandir os detalhes.
- Histórico Login — mostra os acessos do usuário, com data, horário e endereço de origem (IP) de cada login.
Essas abas são úteis para auditar mudanças de permissão e investigar acessos suspeitos.
Privilégios da tela
Esta tela tem privilégios próprios que controlam o que cada usuário pode fazer. Configure os perfis de acesso em Configurações → Perfis de Acesso vinculando os privilégios abaixo aos grupos desejados. Quando o usuário não tem o privilégio, a ação correspondente fica desabilitada na tela.
| Privilégio | Libera |
|---|---|
| Visualizar usuário | Acessa a tela e consulta a lista de usuários. Sem este privilégio, o item de menu nem aparece. |
| Criar usuário | Habilita o botão Novo Usuário e o cadastro de novos usuários. |
| Editar usuário | Permite abrir um usuário e alterar seus dados. |
| Deletar usuário | Permite remover (desvincular) um usuário da conta. |
| Adicionar perfil de acesso usuário | Permite vincular e alterar os perfis de acesso de um usuário. |
| Resetar senha usuário | Habilita o botão Redefinir Senha na ficha do usuário. |
Resumo de parametrizações
A configuração abaixo, ativada em Configurações → Parametrizações, muda o comportamento desta tela.
| Parametrização | Submenu | O que muda quando ativada |
|---|---|---|
| Exibir aba categoria do técnico | Configurações Gerais | Mostra a aba Cat. Técnico na ficha do usuário, permitindo marcar a pessoa como técnico e vincular as categorias de serviço que ela atende. |